Ken je de uitdrukking: “You never get a second chance to make a first impression”? Het klopt, een eerste indruk is blijvend. Daarom is een heldere bewonersbrief zo belangrijk. Voor veel mensen uit een projectomgeving is dit namelijk het eerste moment waarop zij informatie ontvangen over een bouwproject. Als je brief slecht is geschreven, kun je ervan uitgaan dat er binnen no-time allerlei vragen en klachten binnenstromen. Met deze 5 tips voorkom je zo’n situatie.

1. Belangrijkste informatie eerst
Begin je brief met: ‘wanneer, wat en waar’. Lezers krijgen hierdoor de belangrijkste informatie meteen binnen en worden geprikkeld om verder te lezen. Logisch, want ze willen weten hoelang, waarom en op welke manier de werkzaamheden van invloed zijn op hun dagelijks leven.

Bijvoorbeeld:
Beste bewoner/ondernemer,
Tussen 15 en 22 februari 2021 voert aannemersbedrijf X groot onderhoud uit aan de A35 tussen X en X. Het betreft regulier asfaltonderhoud om de weg in een goede en veilige conditie te houden.

Op deze manier weten bewoners in twee regels wanneer er iets gaat gebeuren, wat er gaat gebeuren, waarom het gaat gebeuren en waar het gaat gebeuren. De bedoeling is natuurlijk dat ze daarna de rest van de brief lezen om er achter te komen of er wegen worden afgesloten en hoe ze in die periode dan wél bij hun werk, tandarts, favoriete tante of kinderboerderij kunnen komen.

2. Kort en bondig
Een “no-brainer”: schrijf geen onnodige informatie op en houd het kort. Eigenlijk geldt dit voor bijna alle teksten. Tegenwoordig staat er immers niet voor niets boven veel online artikelen “leestijd 2 minuten”. Als een tekst te lang is, haken mensen af en krijgen ze de belangrijke informatie uit de brief dus ook niet mee. Nog een reden waarom tip #1 bovenaan het lijstje staat!

3. Begrijpelijke faseringskaart en bouwplannen
De meeste mensen in een projectomgeving zullen niets begrijpen van gigantische en ingewikkelde bouwplannen en ontwerpen met veel details. Voorzie de brief daarom van minimalistische faseringskaarten of bouwplannen zodat iedereen begrijpt wat er gaat gebeuren.

4. Verwijs naar een omgevingsapp
Wordt er bij het project gebruik gemaakt van een omgevingsapp met informatie over de werkzaamheden? Noem het in je brief! Hierdoor gaan meer mensen een project in zo’n app volgen en komt de informatie die je erop plaatst ook bij meer mensen terecht.

5. Gebruik eufemismen
Dit betekent dat iets in vriendelijkere, mooiere of minder onaangename bewoordingen wordt beschreven. Schrijf bijvoorbeeld dat iets wordt verwijderd in plaats van dat er iets wordt opgebroken of gesloopt. Woorden als ‘slopen’ of ‘afbreken’ worden namelijk geassocieerd met ‘hinder’. Mensen verwachten dan bij voorbaat al dat ze overlast zullen ervaren, terwijl in de praktijk het vaak meevalt.

Wil je meer leren over omgevingsmanagement? Benieuwd naar hoe je een omgevingsscan uitvoert? Of hoe je een omgevingsapp succesvol kan inzetten? Rieke van Wijngaarden van De Omgevingsverbinder vertelt je in onze nieuwe cursus Omgevingsmanagement alles over omgevingsmanagement en omgevingscommunicatie tijdens de uitvoering. Kijk hier wanneer de eerstvolgende cursus is en meld je aan!