“Hoe weet ik nu dat ik niet teveel betaal voor de ontwerpfase?” Deze vraag komt vaak in de training Succesvolle bouwteams voorbij. En eerlijk gezegd ook heel logisch. Veel opdrachtgevers stoeien hier mee en willen uiteraard voorkomen dat ze kort gezegd “een oor aangenaaid krijgen”. Hoe kun je nu op een goede manier grip houden op de kosten, maar tegelijkertijd ook een fijne samenwerking aangaan.

4 Varianten vergoeden ontwerpinspanning
De ontwerpinspanning zijn de kosten die een aannemer maakt in de eerste fase. Denk dan aan de kosten om het ontwerp te maken, eventuele vergunningen aan te vragen, risicodossiers op te stellen, overleggen te voeren, onderzoeken uit te voeren. Waarbij uiteraard geldt dat hoe meer je vraagt, hoe hoger de kosten kunnen zijn. Prijs/kosten lopen als een rode draad door het hele project. Voor beide partijen is het dan ook belangrijk dat hier duidelijke afspraken over gemaakt worden. Zo zijn er verschillende varianten om de ontwerpinspanning te vergoeden:

  1. Ontwerpkosten zijn voor de rekening van de aannemer
  2. Er wordt een vast bedrag afgesproken
  3. Verrekenbaar bedrag (uurtarief wordt bij inschrijving opgegeven door aannemer)
  4. Verrekenbaar bedrag (uurtarief wordt vastgesteld door opdrachtgever)

Ontwerpkosten zijn voor de rekening van de aannemer
Eerlijkheidshalve moeten we toegeven dat deze vorm eigenlijk niet wenselijk is. De kosten die aan de voorkant door de aannemer gemaakt worden, moet de aannemer redelijkerwijs ook ergens doorbelasten. In de praktijk zie je dan ook dat de opdrachtgever de opdrachtnemer eigenlijk dwingt om te schuiven met de kosten en dit verder in het proces in zijn werk vaak toch doorbelast. In de praktijk komt deze vorm niet zo vaak voor.

Er wordt een vast bedrag afgesproken
Dit zie je wel voorbij komen. Het betekent dat een opdrachtgever de opdrachtnemer een maximaal bedrag meegeeft. Voor beide partijen is ook dit niet heel wenselijk. Voor een opdrachtgever is het vaak erg moeilijk om een reële inschatting van de verschillende kosten te maken. Het lastig om in te schatten hoeveel inspanning het vraagt om het ontwerp verder te krijgen. Stel dat je weet dat de aannemer in gesprek gaat met omwonenden, verschillende ontwerprondes heeft en onderzoeken moet doen. Hoeveel tijd is dan reëel om hiervoor te reserveren? Dat betekent dat je als opdrachtgever op de stoel van de aannemer gaat zitten, waarbij je een situatie creëert die je eigenlijk niet zou moeten willen.
Ook voor de opdrachtnemer kan het zijn dat het vaste bedrag niet passend is voor de gevraagde werkzaamheden, waardoor er wederom met kosten geschoven moet worden. Zou je dit dan helemaal niet willen inzetten? Toch wel. Het kan zinvol zijn om bij een beperkte en overzichtelijk scope dit in te zetten. Ofwel als je echt goed kunt inschatten wat de kosten zijn van de opdrachtnemer dan zou je dit kunnen toepassen.

Verrekenbaar bedrag
Hier kun je kiezen om het uurtarief mee te geven of bij inschrijving uit te vragen wat de uurtarieven zijn van de belangrijkste functies. Bij deze vorm betaal je naar redelijkheid en draag je bij aan een proactieve samenwerking. De vorm heeft in de bouwteamsamenwerking dan ook de voorkeur. Daarnaast is het een idee om het subgunningscriterium ‘budgetbeheersing’ te hanteren en dus de bouwteamaannemer zelf te vragen om bij inschrijving na te denken hoe hij het budget ook in de ontwerpfase gaat beheersen. Dit zorgt ervoor dat beide partijen scherp zijn en maakt prijs/kosten een belangrijk onderdeel van de samenwerking. Ga samen met elkaar in gesprek en bekijk wekelijks welke uren waaraan zijn besteed en leg dit aan de hand van een gespecifieerde onderbouwing uit.
Doordat je elke week samen de uren doorloopt, houdt je beiden grip op de situatie en kun je hier met elkaar over in gesprek gaan. Wees hier open en eerlijk over je uren. En open boekhouding voorkomt frustraties, irritaties en bevordert de samenwerking.

Driehoek tijd, kwaliteit en budget
Handig om naar te kijken, is de driehoek tijd, kwaliteit en budget en te beseffen dat iedere ontwerpwijziging consequenties heeft op een van deze drie assen. Elke keuze kun je spiegelen aan de consequenties hiervoor. Bij het kiezen van goedkoper materiaal kan het namelijk zijn dat de levertijd langer wordt en de planning hierdoor in gevaar komt. Het kan ook zijn dat goedkoper materiaal een positief effect heeft op tijd, maar juist negatief scoort op kwaliteit. Het is belangrijk om met elkaar deze informatie te delen en te bespreken om op basis hiervan een gezamenlijke beslissing te nemen. Dat maakt dat de kosten soms hoger kunnen zijn, maar dit het waard is omdat het een ander zwaarwegend belang ondersteunt.

Meer grip op de kosten

Kort samengevat kunnen we je de volgende drie tips meegeven:

  1. Zorg voor een open en eerlijke boekhouding
  2. Zorg dat je er dicht op zit. Het liefst wekelijkse sessie waarin je terugkijkt op de afgelopen week. Laat hier niet te lang tussen zitten. Een half jaar terugkijken is niet effectief, omdat je niet meer weet wat er speelde.
  3. Help elkaar om samen de juiste keuze te maken. Kijk naar de driehoek tijd, kwaliteit en budget en bespreek wat de impact is om hier samen een optimale beslissing te nemen.

Tot slot. Vergeet niet dat beide partijen baat hebben bij een goede samenwerking en afronding van het project. Het beste voor de burgers en maatschappij én een tevreden opdrachtgever en -nemer. Samen maken we het beter!

Wil je meer weten over bouwteams en de mogelijkheden voor jou? Kijk dan snel bij de cursus Succesvolle bouwteams, bouwteams voor opdrachtnemers, bouwteams winnen en samenwerken in bouwteams en word de bouwteamexpert!