Bij steeds meer projecten wordt er een app ingezet voor de omgevingscommunicatie. Dit heeft als voordeel dat je snel en makkelijk communiceert met de projectomgeving. Door slim gebruik te maken van notificaties kan je de juiste mensen op het juiste moment informeren. Daarnaast kunnen de gebruikers van de app op een laagdrempelige manier contact opnemen met de omgevingsmanager. Bij sommige apps kan je informatie ophalen uit de omgeving, bijvoorbeeld over de tevredenheid. In deze blog leggen we uit hoe je het maximale uit een omgevingsapp haalt.

Stel de app centraal in je communicatie-aanpak
Het succesvol inzetten van een app begint met de manier waarop je de app bekijkt. Zie je het als een extra kanaal of als het centrale platform voor omgevingscommunicatie? Wanneer je de app inzet als centraal platform, verwijs je vanuit de ‘traditionele’ kanalen zoals de bewonersbrief, naar de app. Je wijst de omgeving erop dat ze de meest actuele informatie in de app vinden en ook via dat kanaal contact op kunnen nemen. Hiermee voorkom je dat je op allerlei verschillende plekken de informatie moet blijven actualiseren. Dit schept duidelijkheid voor de omgeving en overzicht voor jezelf.

De kracht van herhaling
Het inzetten van een app heeft natuurlijk geen zin als omwonenden en andere stakeholders de app niet downloaden. Het is daarom belangrijk om goed na te denken over hoe je de app onder de aandacht brengt en mensen motiveert om de app te downloaden. Breng de app daarom herhaaldelijk onder de aandacht en maak het downloaden zo makkelijk mogelijk, bijvoorbeeld met QR-codes. Promoot de app op alle mogelijke plekken waar mensen informatie opzoeken over het project: de bewonersbrief, de projectwebsite, de gemeentewebsite, de lokale krant en social media. Benadruk ook de urgentie van de app, bijvoorbeeld door te vertellen dat de planning kan wijzigen en dat de meest actuele planning in de app staat, en door aan te geven dat ze via de app als eerste op de hoogte zijn van belangrijke informatie.

Maak de app onderdeel van je processen
Door vaste momenten in te plannen waarop je updates plaatst, zorg je voor ritme en duidelijkheid voor de omgeving. Voor jezelf weet je wanneer je berichten klaar moet zetten en overleg je met collega’s welke informatie je kunt delen. De omgeving weet wanneer ze nieuwe informatie kunnen verwachten. Maak er een gewoonte van om wekelijks te checken welke informatie nuttig of leuk is om te delen. Door ritme aan te brengen voorkom je ook dat je alleen communiceert als er iets misgaat, terwijl een app juist ook een mooie kans biedt om te laten zien wat er wel goed gaat.

Visualiseer je boodschap en breng mensen in beeld
Dankzij een app kan je de omgeving een interessant kijkje achter de bouwhekken geven. Plaats daarom vooral veel foto’s en video’s. Daarnaast biedt het de kans om je bouwteam voor te stellen aan de projectomgeving. Hiermee laat je zien dat het project wordt uitgevoerd door echte mensen die hard werken. Dit maakt het contact persoonlijk en zorgt voor meer waardering uit de omgeving.

Denk out-of-the-box
Door het laagdrempelige karakter van een app ontstaan er allerlei nieuwe mogelijkheden om de omgeving te betrekken. Organiseer bijvoorbeeld een fotowedstrijd, een kleurplatenactie voor kinderen of zet lokale ondernemers in het zonnetje via de app. Een goede manier om op ideeën te komen is door zelf apps te downloaden en inspiratie op te doen bij andere projecten waarbij een app wordt ingezet.

Haal informatie op en verbeter je aanpak
Met sommige omgevingsapps haal je op een eenvoudige manier feedback op. Roep je volgers daarom op om daar gebruik van te maken. Door zo nu en dan de uitkomsten te delen en te laten zien wat je met de feedback doet, laat je zien dat je de omgeving écht serieus neemt en hun input waardeert. Bovendien kan je uit de statistieken van de app veel informatie ophalen waarmee je gedurende het project je aanpak kunt verbeteren of je lessen trekt voor een volgend project.

Leren hoe je op een praktische manier omgevingsmanagement vanuit je rol als uitvoerder, projectleider, directievoerder of toezichthouder toepast? Zie hier meer informatie over onze cursus Omgevingsmanagement, gegeven door Rieke van Wijngaarden.