Eén van de belangrijkste succesfactoren van een bouwteamsamenwerking is dat opdrachtgever en aannemer daadwerkelijk samenwerken en elkaar aanvullen in het bouwteam. Beide brengen kennis, ervaring en expertise in. Beide partijen pakken de taken en activiteiten op waarin zij het beste zijn en ondersteunen elkaar bij het uitvoeren van deze taken en activiteiten.
Op het moment dat opdrachtgever en aannemer daadwerkelijk samenwerken in een bouwteam en handelen in het projectbelang dan heeft een bouwteamsamenwerking vaak meerwaarde. Het is van belang dat aannemer en opdrachtgever ook daadwerkelijk als een team functioneren.
Hoe kom je eigenlijk tot succesvol samenwerken in een bouwteam? Hieronder volgen een aantal aspecten die zeker hieraan bijdragen.
Stel een complementair team samen
Veel opdrachtgevers werken conform het IPM model. Dit is een rollenmodel die voor veel projecten duidelijkheid schept in rol- en taakverdeling. Vaak zie je dat ook bij bouwteams vanuit opdrachtgever conform het IPM model wordt gewerkt en dat de aannemer vervolgens zelf ook een team samenstelt die wordt gespiegeld aan het IPM team van de opdrachtgever. Waar dit doorgaans goed werkt bij UAV-GC projecten werkt dit niet voor bouwteams. Het resultaat van spiegelen van teams is dat niet tot één bouwteam wordt gekomen die handelt in het kader van het projectbelang, maar dat er sprake blijft van 2 teams die naast het projectbelang vooral ook handelen in het eigen belang van opdrachtgever of aannemer.
Bij een bouwteamsamenwerking kan het best het IPM model worden losgelaten en bekeken worden welke rollen in het bouwteam specifiek benodigd zijn. Deze rollen worden vervolgens op basis van expertise toebedeeld aan de experts van opdrachtgever ofwel aannemer zodat uiteindelijk één bouwteam ontstaat in plaats van twee gespiegelde teams. Dit bouwteam kan gezamenlijk toewerken naar optimalisaties in het ontwerp, een minder risicovolle uitvoering etc. Uiteindelijk is de kans op een succesvol bouwteam groter wanneer wordt gewerkt met één complementair team.
Een goede verdeling van taken, rollen en verantwoordelijkheden
Een belangrijke voorwaarde om voor bouwteam als samenwerkingsvorm te kiezen is dat opdrachtgever ook een belangrijke rol voor zichzelf ziet weggelegd. De opdrachtgever kan bijvoorbeeld zelf (deels) het ontwerp opstellen of het omgevingsmanagement verzorgen.
Bovenstaande betekent dat zowel deelnemers vanuit opdrachtgever als deelnemers vanuit aannemer taken verrichten en producten opleveren en dat overige leden van het bouwteam toetsen en adviseren om de kwaliteit te borgen. Het kan dus prima zijn dat de aannemer een ontwerp of een rapport toetst die door de opdrachtgever is opgesteld.
Steeds vaker komen er echter bouwteams langs waarbij nagenoeg alle taken en activiteiten aan de aannemer zijn toebedeeld. De opdrachtgever toetst en accepteert de producten maar heeft verder nauwelijks een inhoudelijke rol. Wel maakt de opdrachtgever gebruik van de mogelijkheid om gedurende het proces nieuwe eisen en wensen in te brengen in het bouwteam. Een enkele keer komt het dan ook nog voor dat de aannemer de bouwteamfase voor een vaste (vaak te lage) vergoeding moet uitvoeren. Op dat moment is er geen sprake meer van teamwork. Deze bouwteams zorgen doorgaans niet voor meer kwaliteit, minder discussies en minder faalkosten.
Alleen als de opdrachtgever voor zichzelf duidelijke inhoudelijke taken en verantwoordelijkheden ziet weggelegd omdat opdrachtgever vanuit zijn ervaring en expertise relevante input kan leveren heeft een bouwteam meerwaarde. Wanneer dit niet het geval is dan past een andere samenwerkingsvorm vaak beter.
Investeer in vertrouwen
Om als één succesvol team te functioneren is het belangrijk dat wordt geïnvesteerd in samenwerking. Welke ervaring brengt iemand mee in het bouwteam. Wat zijn de sterke en zwakke punten van de bouwteamleden? Een goede rolverdeling en goede samenwerkingsafspraken kun je alleen maken als je elkaar kent. Investeer tijd in kennismaken en weet van elkaar niet alleen de inhoudelijke expertises en ervaringen maar ook waaraan iemand zich ergert en wat iemand juist gelukkig maakt. Alleen door te investeren in het leren kennen van het team kom je uiteindelijk tot goede afspraken en een succesvolle samenwerking.
Maak gebruik van tools die de samenwerking bevorderen
Er zijn inmiddels veel tools op de markt die gericht zijn op het bevorderen van samenwerking in projectverband. Maak vooral gebruik van deze tools zoals de RASCI methode of werken in driehoeken. Deze tools helpen om per taak of activiteit te bepalen wie verantwoordelijk is voor een taak, wie deze het beste kan uitvoeren, wie hierin kan ondersteunen, wie moet worden geconsulteerd etc.
Op moment dat bij start van het bouwteam per taak en activiteit op deze wijze naar de rol- en taakverdeling wordt gekeken ontstaat al snel daadwerkelijk een samenwerking tussen de bouwteamleden. Vaak kan een bouwteamdeelnemer van de aannemer de opdrachtgever ondersteunen bij een taak of vice versa. Het opstellen van producten en uitvoeren van activiteiten ligt hierdoor niet meer sec bij opdrachtgever of aannemer maar bij het bouwteam. Hierdoor wordt gebruik gemaakt van de expertise in het bouwteam en wordt de kwaliteit van de producten uiteindelijk verhoogd en worden risico’s voor de uitvoeringsfase verminderd.
Meer weten over bouwteams? Bouwmeesters biedt verschillende bouwteam trainingen aan, bijvoorbeeld de training Succesvolle bouwteams, Bouwteams winnen of de training Samenwerken in bouwteams.
