Bij zowat iedere bouwteamaanbesteding vraagt opdrachtgever naar ‘uw visie op de bouwteamsamenstelling’. Er is haast geen betere manier om deze vraag te beantwoorden dan met een combinatie van beeld en tekst: een bouwteamorganogram met een toelichting. Met het beeld geef je de lezer overzicht en laat je de verhoudingen en interactie binnen het team zien. Met de toelichting help je de lezer het beeld op de juiste manier te interpreteren en breng je nuances aan. Hup, aan de slag.
Hierbij geef ik je alvast een (soort van) checklist, waarmee je straks controleert of jouw ‘visie op de bouwteamsamenstelling’ aan alle voorwaarden voldoet om te winnen. Het gaat om de volgende voorwaarden:
- Géén spiegel: Deze voorwaarde is makkelijk te checken. Zie jij een plaatje met aan de ene kant “OG”, aan de andere kant “ON”, met aan beide zijden grotendeels dezelfde functies? Of zo’n dubbele hark? Dan gaat er iets niet goed. Althans, dan gaat het niet bouwteam-wise. Nu kan het zijn dat opdrachtgever erop aanstuurt dat je het bouwteam zo inricht. Dan is het misschien goed om een uitzondering te maken. Maar in alle andere gevallen: géén spiegel. Zo werkt het gewoon niet. Het basisidee van een bouwteam is dat je met de opdrachtgever, en eventuele adviseurs, één team vormt.
- Alle opgaven gedekt: Ieder bouwteamproject kent zo zijn ‘opgaven’: uitdagingen, aandachtspunten, risicofactoren, ambities, kennisvelden, etc. Het ene project is bijvoorbeeld megapolitiekgevoelig. Het andere project is bijvoorbeeld qua waterhuishouding enorm complex. Zorg dat ‘alle opgaven gedekt zijn’. Dat hoeft niet per se door jouw eigen sleutelfunctionarissen of ketenpartners te zijn. Opdrachtgever heeft ook kundige mensen in huis. Je kunt bij de beschrijving van de teamleden natuurlijk aangeven voor welke opgaven zij aan de lat staan, maar je kunt dit ook visualiseren. Projecteer de bouwteamsamenstelling bijvoorbeeld op een spectrum van de projectopgaven. Zorg wel dat opdrachtgever de achterliggende gedachte begrijpt. Leg het plaatje voor aan een ‘leek’ of licht het even toe in de tekst.
- Evenwicht proces en inhoud: Stop tien inhoudelijk specialisten in een hok – wat krijg je dan? Alles, behalve vooruitgang. Oké, dat is een beetje hard, maar je begrijpt vast waar ik heen wil. Vooral bij hele complexe projecten, is de valkuil om voor ieder specialisme een specialist in te schakelen. Misschien is dat ook wel nodig. Zorg in dat geval wel dat je ook ‘procesmensen’ in je team hebt. Iemand moet het overzicht houden en de voortgang bewaken. Let op: dit hoeven niet per se allemaal andere mensen te zijn. Sommige mensen zijn zowel goed in inhoud als in proces. En sommige procesmensen hebben toevallig veel inhoudelijke kennis. Zo zwartwit is het dus niet. Check in ieder geval of er in het bouwteam evenwicht is tussen inhoud en proces en leg eventuele nuances uit in de tekst.
- Iedereen draagt iets unieks bij: Een bouwteam is idealiter één complementair team. Complementair wil zeggen dat je elkaar aanvult. Dubbele rollen passen daar niet zo goed bij. Nu kan het zo zijn dat twee mensen dezelfde functienaam dragen en toch complementair zijn; leg dat dan uit in de tekst. Bijvoorbeeld: Jan en Anne zijn allebei omgevingsmanager. Jan is echt het aanspreekpunt voor de omgeving. Hij is dagelijks op het project, voert bewonersgesprekken en handelt klachten af. Anne houdt zich meer bezig met de conditionering en het vertalen van stakeholdereisen naar het ontwerp. Topduo, toch?
- Iedereen draagt iéts bij: Deze voorwaarde is vooral relevant als je een lang ontwerptraject hebt, waarin je nog zo’n beetje alle fasen van het ontwerp moet doorlopen. Besef je dat zo’n traject ontzettend prijzig is voor een opdrachtgever. Je wilt deze opdrachtgever niet het beeld geven dat de bouwteamleden dat hele traject uren aan het branden zijn, terwijl dat vaak niet echt nodig is. Overweeg in zo’n geval bijvoorbeeld om een bouwteamorganogram per ontwerpfase af te beelden. Of, als je die ruimte niet hebt, leg tekstueel uit wie je wanneer je inzet en waarom.
In de loop van tientallen bouwteamtenders hebben wij nog veel meer tips en tricks verzameld, waarmee jij wellicht jouw volgende bouwteamtender wint. Benieuwd? Kijk dan eens naar de cursus Bouwteams winnen.
