Goede omgevingscommunicatie valt of staat met een strak communicatieplan. Door vooraf na te denken, af te stemmen en vast te leggen hoe de communicatiestrategie en – aanpak eruit ziet, staan intern de neuzen in dezelfde richting. Dat zorgt voor consistente en doordachte omgevingscommunicatie, wat de basis vormt voor een tevreden en betrokken omgeving bij ingrijpende bouw- en infraprojecten.
Communiceren begint met luisteren
Om te komen tot een goede communicatieaanpak moet je eerst begrijpen wie je doelgroep is, welke belangen er spelen en welke zorgen er leven. Ga naar de projectlocatie toe en spreek met de stakeholders. Rapporteer je bevindingen in een omgevingscan, dit document is het startpunt van je communicatieplan. Pas wanneer je echt weet wat er leeft, kom je tot een goed communicatieplan.
Vertrouw niet te veel op eerdere successen
Elke projectomgeving is uniek en vraagt om een andere communicatiestrategie of -aanpak. Natuurlijk helpt ervaring om beginnersfouten te voorkomen, maar er kleeft ook een gevaar aan. Waak ervoor dat je niet blind een succesvolle communicatieaanpak van een eerder project kopieert. Je gaat er dan aan voorbij dat elke projectomgeving uniek is. Daag jezelf uit om bij elk project iets nieuws te proberen.
Denk vanuit de omgeving
Als maker van een communicatieplan ben je snel geneigd te denken vanuit de organisatie. Het is ‘makkelijk’ gedacht om de verantwoordelijkheid en de uitvoer van communicatie neer te leggen bij de partij die op dat moment aan het werk is. Zij zitten immers bovenop de informatie. Het gevaar daarvan is dat de communicatie telkens via andere personen, andere bedrijven en andere kanalen verloopt.
Eerdere afspraken of gevoeligheden worden mogelijk over het hoofd gezien en de omgeving heeft geen idee waar en bij wie ze moeten zijn voor informatie. Denk daarom altijd vanuit de omgeving. Hoe maken we het voor hen zo eenvoudig en duidelijk mogelijk? Dat belang moet voorop staan, en niet intern gemak.
Voorkom eilandcommunicatie
Waak ervoor dat je als omgevingsmanager of communicatiespecialist niet als enige met omgevingscommunicatie bezig bent. Het succes van omgevingsmanagement hangt af van de mate waarin het is geïmplementeerd in de complete projectaanpak. Beschrijf daarom in je communicatieplan ook hoe communicatie binnen de projectorganisatie top-of-mind houdt.
Een goede start is door de communicatie een vast agendapunt te maken tijdens de reguliere vergaderingen. Daarmee voorkom je dat je als omgevingsmanager of communicatieteam vanaf een eiland opereert.
Onderdelen van een communicatieplan
Als vaste onderdelen van het communicatieplan, adviseren wij minimaal deze onderdelen op te nemen:
• Aanleiding: contextschepping van het project.
• Samenvatting omgevingsscan en doelgroepsbeschrijving.
• Communicatiedoelstellingen: waar leidt het communicatieplan toe.
• Kanalen: beschrijf welke communicatiemiddelen je (hoe vaak) inzet.
• Kalender/planning: wanneer communiceer je via welk kanaal, met welke frequentie.
• Klachten en meldingen: waar kunnen mensen meldingen doen en wie pakt het op?
• Taken en rollen: beschrijf bij elk onderdeel en actie wie er verantwoordelijk is.
Bonustips
Eén keer communiceren is niet genoeg
Zorg ervoor dat je belangrijke informatie meermaals onder de aandacht brengt. Iets eenmalig benoemen in een bewonersbrief is geen garantie dat iedereen het leest, begrijpt en onthoudt. Herhaal daarom je belangrijkste boodschappen op meerdere momenten en via verschillende kanalen.
Centraliseer de informatie
In een ijverige poging om goed te communiceren ontstaat er soms ongewild een wirwar aan verschillende kanalen. Het nadeel daarvan is dat het voor de omgeving niet duidelijk is waar welke informatie te vinden is en bovendien kost het veel tijd om alle kanalen up-to-date te houden.
Het is effectiever om de omgeving via verschillende kanalen te verwijzen naar één centraal kanaal, zoals een app of een projectwebsite, waar alle informatie en contactmogelijkheden te vinden zijn.
Vergeet ‘geen nieuws, is goed nieuws’
Het lijkt onnodig om iets te communiceren wanneer alles volgens voorspoedig en volgens planning verloopt. Dat is een gemiste kans. Zorg voor een positieve sfeer rondom het project door juist ook goed nieuws te delen. Daar staat tegenover dat je ook transparant bent als er iets niet volgens plan verloopt. Zo is de omgeving altijd op de hoogte en ontstaat er geen argwaan door het uitblijven van communicatie of informatie.
Leren hoe je op een praktische manier omgevingsmanagement vanuit je rol als omgevingsmanager, uitvoerder, projectleider, directievoerder of toezichthouder toepast? Meld je dan aan voor de training Omgevingsmanagement, gegeven door Rieke van Wijngaarden.
