Maatschappelijke fenomenen, zoals oorlogen of pandemieën, zorgen voor onzekerheden op bouw- en infraprojecten. Al een aantal jaar hangt ons een stikstofuitspraak boven het hoofd, die de hele bouw en infra kan opschudden. Ook hebben we onze werkwijze noodgedwongen aangepast op de COVID19-regels, die maar bleven veranderen. En we knopen met man en macht de inkoop-eindjes aan elkaar sinds de start van de oorlog in Oekraïne.
Het is wat.
Zo ook voor de EMVI-schrijvers, die iets met deze onzekerheden moeten in hun bouwteamplannen. Voor deze schrijvers geef ik vier tips!
- Als er specifiek naar gevraagd wordt: In dit geval ontkom je er niet aan om te beschrijven hoe jullie omgaan met [de onzekerheid] op het project. Hier gelden de standaard EMVI-schrijftips: begin met afpellen van het probleem/de uitdaging, beschrijf jouw visie erop, geef de maatregelen en eindig altijd met het voordeel voor de opdrachtgever. In het geval van maatschappelijke problemen in relatie tot bouwteams, kun je wellicht scoren met bepaalde extra’s. Zo kun je in de ontwerpfase laten checken of het ontwerp is berekend op de mogelijke consequenties van [de onzekerheid]. Je kunt [de onzekerheid] ook meenemen in de planvorming: wijd er een apart plan, paragraaf of bijlage aan. Verder is het mooie van nieuwe, onzekere situaties dat je ervan kunt leren. Het heeft meerwaarde voor opdrachtgevers om deze geleerde lessen vast te leggen. Jouw aanbevelingen kunnen namelijk goed van pas komen op volgende (bouwteam-)projecten. Ik zou zeggen: maak er wat moois van.
- Als er niet over gerept wordt: Soms neemt de aanbestedende dienst niets over [de onzekerheid] op in de tenderdocumenten. Misschien was daar geen tijd of capaciteit voor. Toch is het voor opdrachtgever belangrijk om te weten hoe jullie met [die onzekerheid] omgaan in het project. Probeer dus toch iets over [de onzekerheid] te vermelden in je plan. Wees creatief. Bouwteamplannen lenen zich hier over het algemeen prima voor. Voeg bijvoorbeeld een kadertje in tussen twee paragrafen of voeg simpelweg een zin toe aan een normale maatregel. Denk bijvoorbeeld aan de vaak genoemde project startup (PSU): vermeld daarbij dat je het tijdens die PSU ook hebt over hoe we omgaan met [de onzekerheid]. In een kadertje kun je iets meer uitweiden: dan introduceer je [de onzekerheid], beschrijf je de impact ervan op het project, hoe je daarmee omgaat en wat het voordeel is voor opdrachtgever.
- Als er om risico’s wordt gevraagd: Het risicohoofdstuk is vaak een goede plek om [onzekerheden] te behandelen. Maak ze wel specifiek voor het betreffende project. Als jij in je risicodossier enkel opschrijft “er is een pandemie gaande” of “prijsstijgingen door oorlog Oekranië”, dan krijg je waarschijnlijk een lage beoordeling. Dit zijn immers gewoon maatschappelijke problemen, waarmee je hebt te dealen (evenals de rest van de wereld). Hoe je daarmee omgaat, hoort terug te komen in de rest van het plan (zie ook mijn vorige tips). Aan jou de taak om te definiëren wat nu exact het risico is voor dit project. Pel [de onzekerheid] (of: het risico) helemaal af. Welk specifiek aspect van [de onzekerheid] kan problemen geven op jouw project? En wat zijn nu precies de mogelijke consequenties daarvan voor jouw project? Echt even in detail treden dus. Lukt dat, dan zal je zien dat het ook makkelijker wordt om maatregelen te bepalen (én dat je een hogere beoordeling krijgt!).
- In alle gevallen: Onthoud dat je onzekerheden in een (echt) bouwteam sámen managet. Beschrijf dus niet alleen wat je zelf doet, maar ook wat je van opdrachtgever verwacht in de omgang met [de onzekerheid]. Als je er samen waarschijnlijk niet (helemaal) uitkomt, schroom dan ook niet om externe kennishouders voor te stellen om te helpen. Wees proactief, assertief en constructief.
Tijdens de training Bouwteams Winnen deelt trainer Stephana Verswijveren nog meer van haar ervaringen met bouwteamtenders. Schrijf je snel in!
