Oké, het is misschien een open deur… maar door het opstellen van een effectieve aanbestedingsleidraad vergroot je de kans enorm om jouw project succesvol af te sluiten.

Want hoe duidelijker je aangeeft wat en waarom je met het project wilt bereiken, hoe groter de kans dat je de juiste partij voor dit project kunt vinden. In onze nieuwe 1-daagse training Effectieve Leidraden neemt onze trainer Maurice Wielink je mee in de stappen om tot een goede aanbestedingsleidraad te komen. In dit artikel deelt Maurice graag al 3 tips voor een effectieve aanbestedingsleidraad.

3 Gouden Tips

1. Denk na over de doelstelling en zet deze op papier

Helaas komt het in de praktijk nog regelmatig voor dat doelstellingen niet op papier worden gezet en het niet duidelijk is wat de aanleiding en gewenste oplossing voor het project is. Dat maakt het aan het einde van een project natuurlijk erg lastig om te toetsen of de juiste zaken ook daadwerkelijk behaald zijn.

Belangrijk om mee te nemen! Een goede doelstelling heeft een zekere mate van diepgang. Zo kan een doelstelling natuurlijk geformuleerd worden als: “Stationsweg opnieuw bestraten”. Echter maakt het de inschrijving compleet als je als aanbestedende dienst meer inzicht meegeeft, zoals “het is nodig om het riool te vervangen of er is te weinig verlichting”. Of als je als EMVI-criteria meegeeft dat de planning 40 weken is, maar dat sneller de voorkeur heeft. Geef hier dan ook de beweegredenen mee waarom je dit sneller zou willen. Te denken valt aan uitleg als het beperken van het omgevingsverkeer of het schadeloos stellen van winkeliers.

Let wel! Aanbestedingen en risicomanagement zijn natuurlijk nooit een doel op zich. Het formuleren van goede doelstellingen komt een succesvol project ten goede. Stel jezelf de vraag wat je met het project voor ogen hebt en welk probleem je er mee oplost.

2. Maak je faalfactoren inzichtelijk

Hoe kun je op voorhand de zaken die het succes van je project in de weg staan, inzichtelijk maken. Dit gaat voornamelijk over risico analyses, deze kun je zo groot of klein maken als je zelf wilt. Dit kunnen natuurlijk technische risico’s zijn, maar zullen veelal ook risico’s zijn op het gebied van samenwerken, gegevens overdracht en het omgaan met stakeholders. Denk aan veiligheid en werkomstandigheden en breng alle mogelijke faalfactoren zoveel mogelijk in kaart.

3. Start met projectmatig werken

Breng structuur aan in je project. Zorg dat je dingen op de juiste volgorde doet. Kijk naar de verschillende fases en benoem de go en no-go momenten. Sta hier bij stil en vergeet dit niet. Vooral om te voorkomen dat je lange tijd met een project bezig bent en je dan realiseert dat je in een eerdere fase iets essentieels vergeten bent of verkeerd is gegaan.

Bonustip!

Maak een inkoopplan. Waarmee bevraag je de markt, welke keuzes en parameters liggen hier aan ten grondslag. En waarom dit zo belangrijk is?

Je kunt intern uitleggen dat de keuzes niet per ongeluk, maar bewust gekozen zijn;
Je kunt uitleggen aan de markt en verantwoorden dat je het op een goede manier hebt gedaan;
Als je een goed inkoopplan schrijft, is het schrijven van een effectieve aanbestedingsleidraad een logisch gevolg en relatief eenvoudig!

Succes! Wil je meer weten of het schrijven van een effectieve aanbestedingsleidraad? Bekijk dan zeker deze training eens!