Het is een open deur: hoe duidelijker je aanbestedingsleidraad, hoe groter de kans op een passende opdrachtnemer, een prettige samenwerking en een succesvol eindresultaat. Toch blijkt uit de praktijk dat het schrijven van een goede aanbestedingsleidraad niet zo eenvoudig is. Onze trainer Maurice Wielink van de training Effectieve aanbestedingsleidraden voor Civiel Techneuten ziet in de praktijk veel leidraden voorbij komen en deelt een aantal veel voorkomende aandachtspunten in dit artikel. Doe er je voordeel mee!

1. De doelstelling is niet helder

Een heldere doelstelling; het klinkt eigenlijk heel logisch. Als aanbestedende dienst heb je zelf scherp wat je doelstelling is. Welk probleem los je op en hoe wil je dat het opgelost wordt? Helaas komt het nog wel eens voor dat het uitzetten van een nieuwe aanbesteding in de markt wordt gezien als een invuloefening waar onderdelen uit andere leidraden worden gekopieerd. Dat maakt dat een unieke doelstelling vaak ontbreekt.

Zonder doelstelling is het lastig om als inschrijver goed te anticiperen op de uitvraag. Het ontbreekt aan antwoorden op vragen als: Wat wordt er nu precies bedoeld, waarom vragen ze dat? Welk probleem lossen we op? Zonder doelstelling is het ook lastig om achteraf te constateren of het project geslaagd is of niet……….. en om er van te leren voor een toekomstig project.

VB. Je wilt van een kruising een rotonde maken? Waarom kies je hier als aanbestedende dienst voor? Is het omdat het wegdek einde levensduur is, is het omdat er een verkeerstechnisch probleem is, of is het omdat er iets ‘mis’ is met de ondergrond. Drie verschillende aanleidingen, met het mee geven van dergelijke informatie, kan een inschrijver zich betere inleven in een project. Of stel dat een riool vervangen moet worden, is dit omdat het aan het einde van zijn levensduur is, niet meer functioneert of…?

Hoe meer inzicht je deelt in jouw uitdaging, hoe groter de kans is dat je een contactpartner vindt die aansluit bij je projectdoelstellingen. Dus: Wij van Gemeente X, hebben dit project en dat doen we omdat…!

2. Niet alle informatie is bekend

Deze sluit eigenlijk aan op het vorige punt. Regelmatig zie je in de praktijk dat een aanbestedende dienst niet alle informatie deelt, bijvoorbeeld met het idee dat een aanbesteder er toch niets aan heeft. VB Stel dat je een brug wilt vervangen, dan is het voor de inschrijver heel interessant om te weten hoe de oude brug is aangebracht, hoe de fundering staat om vervolgens een passend voorstel te doen hoe je de nieuwe brug kunt inrichten.

Een aannemer die begrijpt wat je wilt en wat je zorgen zijn, helpt je bij een beter project en minder faalkosten. Stel je eens voor dat je als particulier een schilder inhuurt om te vragen of hij of zij je huis kan schilderen, dan helpt het om aan te geven of dit een appartement is of een vrijstaande villa.

Deel dus alle relevante informatie die je hebt.

Nog een voorbeeld. Stel je wilt als gemeente een hele woonwijk “op z’n kop” zetten. Hoe fijn is het dan als je jouw inzichten kunt delen, bijvoorbeeld:

  • Dit is een jaren 30 wijk, waardoor er op dit moment te weinig parkeergelegenheid is;
  • Er is te weinig openbare verlichting; waardoor het eigenlijk niet veilig genoeg is;
  • Er zijn te weinig ondergrondse afvalcontainers, waardoor er vaak rotzooi op straat ligt.

Als je als aanbesteder, de aanleiding, uitgangspunten maar ook je uitdagingen (bv risico’s) deelt met de gegadigden, krijg je over het algemeen betere inschrijving, met als uiteindelijke gevolg een beter projectresultaat.

Het delen van kennis en informatie verhoogt het succes! Natuurlijk hoef je niet alles te delen en mag je van de inschrijver ook kennis verwachten, echter zoek hierin een balans en deel de informatie die voor alle partijen toegevoegde waarde heeft.

3. Geen project specifieke gunningscriteria

In veel projecten zie je dezelfde (sub) gunningscriteria voorbij komen. Bijvoorbeeld: planning, plan van aanpak of CO2 ladder. Idealiter maak je je gunningcriteria project specifiek en geef je per criterium een doelstelling mee. Geef duidelijk aan wat je met je gunningscriteria beoogt?

Hoe doe je dit? Doe een stap terug. Maak een risicoanalyse. Kijk met het projectteam binnen de aanbestedende dienst gezamenlijk naar: doelstelling, faalfactoren, de verschillende contractvormen; wat past het beste bij de te realiseren doelstellingen? Vaak zie je dat iedereen een opdracht mee krijgt: de een maakt het plan, de ander tekent en de derde schrijft het bestek. Het komt dan voor dat het project niet meer bij de oorspronkelijke gedachten past.

Ga met het team in gesprek en plan een risicosessie en benoem 2 of 3 gunningscriteria die jij als aanbestedende dienst graag wilt zien, criteria die invulling geven aan jouw doelstellingen en aan een beter project.

Succes! Wil je meer weten over een effectieve aanbestedingsleidraad? Schrijf je dan in voor de training Effectieve Aanbestedingsleidraden van Maurice.