Werken in bouwteams is de afgelopen jaren snel populairder geworden. Samen met de aannemer nadenken over de beste oplossing voor een project blijkt een effectieve manier van werken. Toch zijn er aandachtspunten waar je in deze samenwerking rekening mee moet houden. Joep van der Meer is specialist op het gebied van kosten- en projectbeheersing en geeft de training ‘Kostenraming voor opdrachtgevers en bouwteams’ bij Bouwmeesters. “In een bouwteamsamenwerking wil je samen op dezelfde manier in de wedstrijd zitten”, zegt Joep. En daarna, enigszins berustend: “Voordat de kosten uit de klauwen lopen.”
In deze blog vertelt Joep specifiek over aandachtspunten met betrekking tot de kosten in een bouwteamsamenwerking. In de training die hij geeft, komen overigens ook andere contractvormen aan bod.
Aandachtspunt 1: Accepteer de dure eerste fase
De eerste fase van de bouwteamoverenkomst vraagt meer inzet en kost meer tijd dan bij een traditionele aanpak. Simpelweg omdat er nu twee partijen samenwerken aan het nadenken over en vastleggen van een goede aanpak. Als het goed is, worden deze meerkosten terugverdiend in de tweede fase. Doordat er met dubbele kracht is gewerkt aan het ontwerp zijn er minder meerkosten.
Aandachtspunt 2: Teamwork en een klik
Een goede klik tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is een belangrijke voorwaarde voor een goede samenwerking. Joep: “Daarom moeten interviews een groot onderdeel zijn bij het kiezen van een samenwerkingspartner. Leer je potentiële opdrachtgever of opdrachtnemer kennen voordat je de samenwerking aangaat.”
Dat is ook vanuit kostenperspectief van belang. Want is de samenwerking niet goed? Dan verval je al snel in een traditionele rolverdeling: de aannemer wil geld verdienen en de opdrachtgever houdt de hand op de knip.. “In een bouwteamsamenwerking wil je, met respect voor ieders belang, op gelijkwaardige voet met elkaar werken. Dat kan alleen als je ook op gelijkwaardig niveau met elkaar communiceert.”
Aandachtspunt 3: De plafondprijs
Om de kosten van voorbereiding en uitvoering scherp te houden, kan er gewerkt worden met plafondprijzen. Dit kan zowel voor de eerste fase (voorbereiding) en/of de tweede fase (uitvoering). Hier voorkom je dat het project het beschikbare budget overschrijdt. En wat mogen de twee fasen (voorbereiding en uitvoering) samen kosten? Joep: “Een plafondprijs afspreken voordat er ook maar iets op papier staat, is lastig. Je weet nog niks, maar toch wil de opdrachtgever van de aannemer een globale inschatting van de kosten. Hoe moeilijk dit ook is, het is wel belangrijk. Op basis van die globale inschatting spreek je een plafondprijs af.”
Aandachtspunt 4: Al het werk op één hoop gooien
Stel: er ligt een project voor het aanleggen van een weg. Simpel genoeg, toch? Dat hebben we al honderd keer gedaan. Maar als er een viaduct over die weg moet komen, dan wordt het project iets ingewikkelder. Joep adviseert om het project in zo’n geval op te delen in twee contracten. “Je gaat een bouwteamsamenwerking aan voor het viaduct en een traditionele samenwerking voor het aanleggen voor de weg. Zo kan de aannemer al beginnen met het aanleggen van de weg en praat je tegelijkertijd door over de beste oplossing voor het viaduct.” Een win-winsituatie, want de aannemer heeft direct werk en je beperkt de financiële risico’s. Het project kan direct van start met het “makkelijke” deel met een kortere voorbereidingsfase. “Dit makkelijke deel is vaak het grootste deel van het project”, gaat Joep verder. “Zoals het aanleggen van de weg tot het viaduct. Voorbereiden en uitvoeren kan in dit voorbeeld deels tegelijkertijd.”
Een ander voordeel van het op deze manier inrichten van een project, is het verscherpen van de focus. “Als je over het makkelijke deel al niet meer hoeft na te denken, ga je in de bouwteamsamenwerking concreter bezig met de moeilijkheden in het project. Dat geeft ruimte in de hoofden van de mensen aan de vergadertafel, ruimte in het budget en ruimte in de scope van het project.”
De training ‘Kostenraming voor opdrachtgevers en bouwteams’
Kosten zijn belangrijk bij het voorbereiden en realiseren van gemeentelijke infrastructuurprojecten. Daar gaat regelmatig het een en ander mis, zoals budgetoverschrijdingen, meerwerk en financiële tegenvallers. Wat doe je als dat gebeurt?
In deze training leren projectleiders, werkvoorbereiders en directievoerders hoe ze de kosten van projecten kunnen beheersen en begrijpen hoe ramingen tot stand zijn gekomen. Je leert hoe je een VO- en DO-raming, een besteksbegroting en meerwerkopstellingen goed beoordeelt. Daarnaast leer je hoe je onzekerheden en risico’s in de hand kunt houden. Maakt het dan ook nog uit welke contractvorm je gebruikt? Joep behandelt al deze zaken en ook jouw vragen.
