Better Performance is een effectieve methode om te sturen op kwaliteit en betrouwbaarheid in projecten en contracten en op een goede samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Met Better Performance stuur je naast de contractinhoud van een project op de menselijke kanten van een samenwerking. Dus op houding en gedrag.
Better Performance zorgt ervoor dat je niet pas achteraf feedback geeft aan elkaar, maar op één of meerdere momenten tijdens het project, zodat je tijdig kunt bijsturen. Als je Better Performance toepast, dan doorloop je altijd dezelfde stappen.
Stap 1: Better Performance opnemen in het contract
Als je werkt met Better Performance, dan zet je dat in de contractstukken. Als bijlagen zijn uitgebreide versies beschikbaar voor gebruik bij RAW en UAV-GC. Deze vind je op www.crow.nl/better-performance/over-better-performance/ondersteuning.
Stap 2: Better Performance bespreken in het startoverleg
In het eerste overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, dus vóórdat de opdracht begint, deel je de verwachtingen over Better Performance met elkaar en leg je de verwachtingen vast. In het startoverleg bespreek je onder andere wie de Better Performance gesprekken voeren, waar deze plaatsvinden en hoe vaak ze plaatsvinden. Ook kan er een gemeenschappelijk doel worden bepaald door opdrachtgever en opdrachtnemer. Een goede voorbereiding is immers het halve werk.
Stap 3: Tussentijdse beoordelingen invullen in het systeem
Tijdens de uitvoering van de opdracht zijn er één of meerdere tussentijdse beoordelingen. Deze beoordelingen worden met elkaar gedeeld, nadat beide partijen deze individueel in het Better Performance systeem (een online webapplicatie) hebben ingevuld en vastgesteld. De vragenlijsten worden pas gedeeld wanneer beide partijen de vragen hebben ingevuld, zodat ze geen effect hebben op de antwoorden van de ander.
Stap 4: Tussentijdse beoordeling(en) bespreken
De samenwerking evalueer je tussentijds aan de hand van de ingevulde formulieren. Je kijkt of er aan de wederzijdse verwachtingen wordt voldaan. Daarbij let je op houding en gedrag van opdrachtgever en opdrachtnemer in de samenwerking. Was de houding passief (afspraken worden bij herhaling niet nagekomen), reactief (afspraken worden pas nagekomen na aandringen), actief (afspraken worden grotendeels nagekomen, conform verwachting) of proactief (er wordt meer geleverd dan verwacht)?
Onderbouw je antwoorden en geef aan wat er goed ging en waar verbetering mogelijk is. Openheid, eerlijkheid en duidelijkheid zijn hierbij belangrijke elementen. Deze verbetering kan worden omgezet in actiepunten en afspraken.
Stap 5: Verbeterpunten vastleggen in het systeem
Na het Better Performance gesprek kan de tussentijdse beoordeling door de opdrachtgever of opdrachtnemer worden aangepast. De beoordeling, inclusief onderbouwing en eventuele actiepunten en afspraken worden vastgelegd in het systeem.
Stap 6: Eindbeoordeling + toelichting invullen in het systeem
Na oplevering komt de eindbeoordeling. De project- of contractverantwoordelijke voorziet deze eindbeoordeling van een toelichting (een duidelijke onderbouwing op de antwoorden).
Stap 7: Reactie opdrachtnemer en opdrachtnemer op de eindbeoordeling
De eindbeoordelingen worden met elkaar gedeeld. Opdrachtgever en opdrachtnemer hebben dan nog twee weken de tijd om hierop te reageren en kanttekeningen te plaatsen. Beiden kunnen deze reactie verwerken in het formulier. Indien één van de partijen niet akkoord is met de eindbeoordeling, dan volgt er binnen vier weken een gesprek. In dat gesprek proberen partijen tot overeenstemming te komen. Lukt dat niet? Dan leggen ze het geschil voor aan een geschillencommissie. Deze laatste stap is beschreven in de Better Performance Regels.
Stap 8: Vaststelling definitieve beoordeling en vrijgave in de landelijke database
Na vaststelling wordt de definitieve beoordeling met elkaar gedeeld. Deze wordt opgenomen in de landelijke CROW Better Performance database. In deze database zijn alle afgeronde eindbeoordelingen zichtbaar en vindbaar voor opdrachtgevers die een Better Performance abonnement hebben.
Meer leren over Better Performance?
Wil je weten hoe je de vragenlijsten en de Better Performance methode in kunt zetten voor jouw samenwerking? Bij Bouwmeesters hebben we regelmatig trainingen over dit onderwerp.
