Systems Engineering (SE) maakt het werk makkelijker, vindt Bart van Luling, Systems Engineering consultant bij Dutch Boosting Group. Hij is ‘goeroe’ op het gebied van SE en is zelfs betrokken geweest bij het schrijven van de Leidraad voor Systems Engineering in de GWW-sector. Daarom is hij dé aangewezen persoon om 5 misvattingen over Systems Engineering te ontkrachten. Want SE, da’s toch heel lastig?
“Nee hoor”, zegt Bart. “Het is ontzettend logisch om te doen.” Systems Engineering is een systematische manier van denken én werken Met een SE-aanpak neem je vanaf het begin de gebruikersbehoefte en technische eisen nadrukkelijk mee in de ontwikkeling van een project. Het gaat dan vooral over de klanteneisen, functies, systeemeisen, ontwerpafwegingen en en de verificatie en validatie van gemaakte keuzes bij een project. “Door deze informatie goed op te slaan, voorkomen we miscommunicatie. En dat zorgt er weer voor dat er in een project minder fouten worden gemaakt en daardoor een project minder vertraagt”, zegt Bart.
Misvatting 1: Systems Engineering is heel technisch
Systems Engineering. Daar zit het woord ‘Engineering’ in, dus het klinkt direct heel technisch. Maar dat is het niet. Je hoeft geen techneut te zijn om SE toe te passen. Systems Engineering is namelijk een gedachtegoed, een aanpak voor je werkprocessen. Systems Engineering gaat over hoe je aspecten van een project met elkaar verbindt en hoe je in contact blijft met de stakeholders. Klinkt nog te ingewikkeld? Goed. Om het simpel te maken: als je mensen van A naar B wil krijgen, hoe doe je dat dan? Denk je nu gelijk aan een nieuwe snelweg? Zo ja: is dat wel de beste manier om mensen te vervoeren? Of moet de oplossing vanuit het openbaar vervoer komen? Om dit te bepalen hoef je niet alles te weten over asfalt of beweegbare bruggen. Je kijkt naar de behoefte van de stakeholders en maakt op basis daarvan een keuze. Dit is al onderdeel van Systems Engineering.
SE gaat dus over het optimale systeem ontwikkelen voor de behoefte die er is. Dat kun je op verschillende niveaus toepassen. Als je naar de hele levenscyclus van een project kijkt, maak je misschien andere keuzes dan wanneer er alleen een kortetermijnoplossing moet komen. Om de oplossingen in kaart te brengen en de juiste keuzes te maken is uiteraard wel technische kennis nodig. Die zit veelal in het technische team van de projectorganisatie. Als Systems Engineer werk je wel veel samen met techneuten en is een beetje ‘feeling’ met de inhoud zeker handig. Maar je hoeft niet zelf alle technische kennis in huis te hebben
Misvatting 2: Systems Engineering kost te veel tijd
In tegendeel: Systems Engineering levert zelfs tijd op, omdat je met deze methodiek de kans vergroot om dingen in één keer goed te doen. Met SE bereid je een project beter voor, stem je specificaties beter af met je stakeholders, en blijf je meer in contact met de verschillende partijen in de keten. Je maakt continu iteraties om te zorgen dat we nog op de juiste weg zitten. Wat wél waar is, is dat Systems Engineering een investering vereist aan de voorkant van het project. Maar die verdien je dubbel en dwars terug in de rest van de looptijd.
Hoe dan? Een simpel voorbeeld. Je gaat naar de IKEA en komt thuis met een boekenkast, omdat je partner zei dat er een nieuwe kast nodig was. Dat is de enige informatie die je hebt gekregen. Eenmaal thuis blijkt dat je partner bedoelde dat er een kledingkast moet komen, geen boekenkast. Hoe had dit beter gekund? Door te communiceren. Vooraf vragen waarvoor de kast gebruikt moet worden, of bijvoorbeeld in de IKEA even een berichtje te doen naar je partner en te vragen of een keuze die je wil maken de juiste keuze is. Je valideert hiermee je keuze bij de stakeholder en voorkomt faalkosten en vertraging (de kast moet terug).
Het IKEA-voorbeeld is een makkelijke manier om aan te geven hoe snel een fout is gemaakt. Hoe groter het project, hoe groter de impact is van keuzes. En hoe eerder je deze fouten voorkomt, hoe meer tijd je wint. Soms lijken het open deuren en verwacht je dat de ander het wel begrijpt. Dan denk je dat het onnodig veel tijd kost om dit vast te leggen. Maar bedenk dan: hoeveel tijd kost het om te herstellen als dit toch fout gaat?
Misvatting 3: Systems Engineering brengt te veel administratie met zich mee
Ja, dingen expliciet maken betekent ook vastleggen. Maar SE levert pas (te) veel papierwerk op als je het niet toepast zoals het bedoeld is. Leg niet iets vast om het vastleggen zelf. Systems Engineering volgt een proces dat je steeds opnieuw doorloopt. Dit heet iteratief werken. Bij elke stap van het cirkelmatige proces van Systems Engineering zijn er vijf belangrijke stappen waarbij je informatie vastlegt. En die informatie moet niet te veel worden en juist wel overzichtelijk blijven.
We leggen je hier meer over uit in deze blog
Misvatting 4: Systems Engineering is alleen voor complexe projecten
Toegegeven: de toegevoegde waarde van Systems Engineering neemt toe zodra het project complexer wordt. Maar de principes zijn ook heel goed te gebruiken bij kleinere projecten, of zelfs in het dagelijks leven. Je kunt SE ook toepassen als je een kippenhok in de tuin bouwt, hoewel kippen lastige stakeholders zijn om te bevragen. In dit voorbeeld kun je nog steeds vragen: Wat zijn de functies die ik in het kippenhok wil bieden, wat heb ik daarvoor nodig, uit welke onderdelen bestaat het, hoe passen die op elkaar, hoe past dit in de tuin? Een kippenhok of een heel kantoorpand heeft een andere mate van complexiteit, maar uiteindelijk ben je een gebouw aan het maken voor een gebruiker binnen een omgeving.
De tegenhanger van SE is ‘management by failure’: als het niet goed gaat, pas ik het weer aan. Dat is een methode die heel goed kan werken als de aanpassingen ook heel makkelijk te maken zijn. Bij SE steek je meer tijd in de voorbereiding en het in één keer goed proberen te doen. Je denkt van tevoren meer na en weegt beslissingen goed af. SE gaat om het concreet maken van de behoefte, dat netjes vastleggen en telkens controleren of het klopt. Dat is een heel simpel en heel logisch principe, maar in de praktijk blijkt het lastig om dit gedisciplineerd te blijven doen. SE helpt je daarbij met diverse methoden en technieken. Hoe complexer je project, hoe meer je die technieken gaat gebruiken.
Misvatting 5: Ik kan nergens echt iets leren over Systems Engineering
Jawel! Tijdens de Introductietraining Systems Engineering bij Bouwmeesters leer je in één dag de essenties van Systems Engineering (SE) en de toepassingsmogelijkheden van de werkwijze. Op basis van de ‘Leidraad voor SE binnen de GWW-sector’ en met verschillende projectvoorbeelden verkennen we het hele SE-proces van klantvraag tot en met verificatie en validatie. De Introductietraining Systems Engineering is een eerste kennismaking met Systems Engineering. Door theorie direct aan praktijk te koppelen wordt het al snel duidelijk hoe SE bijdraagt aan het ontwikkelen van een succesvol systeem. Om daadwerkelijk vaardig te worden in het toepassen van Systems Engineering, raden we aan om na de introductietraining de aanvullende verdiepingstraining te volgen of het uitgebreide Systems Engineering Development Program.
Systems Engineering en Risicomanagement
Systems Engineering helpt om risico’s gestructureerd te beheersen. Daarom gaan Systems Engineering en Risicomanagement vaak hand in hand. Bij Systems Engineering maak je de relatie zichtbaar tussen projectrisico’s en Systems Engineering-activiteiten. We hebben altijd te maken met onzekerheden; de omstandigheden zijn nooit voor honderd procent bekend en kunnen veranderen. Onzekerheden worden binnen een project tastbaar gemaakt door ze te vertalen naar risico’s. Het omgaan met risico’s is een essentieel onderdeel van Systems Engineering. Onzekerheden worden vaak geassocieerd met ongewenste gevolgen en veiligheidsrisico’s, maar kunnen ook positieve gevolgen hebben. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een dalende prijs van grondstoffen.
Wil je meer leren over risicomanagement? Dat kan bij Bouwmeesters met onze training ‘Risicomanagement in de praktijk’. In slechts één dag leer je hoe je risicomanagement op een praktische manier toepast, ook in kleinere projecten. Wij maken risicomanagement klein, geen eindeloze risicodossiers en theoretische discussies, maar focus op de belangrijkste risico’s. Hoe ga je op een praktische en gestructureerde wijze om met ongewenste gebeurtenissen in je project? Na deze training kun je zelfstandig aan de slag met risicomanagement in je project(en).
