Aanbesteden van een bouwteam wordt gedaan op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Daar zijn drie opties van: de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV), de levenscycluskosten en de laagste prijs. Het aanbesteden van een bouwteam wordt veelal gedaan op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding, omdat juist bij een bouwteam de scope nog niet volledig is vastgesteld of uitgewerkt is. De opdrachtgever wil dit in een bouwteam met de aannemer doen. Een werk kan alleen op laagste prijs of levenscycluskosten worden aanbesteed wanneer de scope, eisen en voorwaarden van het werk helder zijn en de aannemer de risico’s goed kan overzien.

De regels van de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV)

Veel opdrachtgevers willen 100% op kwaliteit aanbesteden en wegen prijs liever niet mee. Het werk moet wel binnen het vooraf vastgestelde taakstellend budget worden voorbereid en uitgevoerd. Bouwteams worden dan vaak volledig op kwaliteit aanbesteed. Dit is echter niet toegestaan, blijkt uit de aanbestedingsrichtlijn:

  • Het taakstellend budget, dat vaak tijdens de bouwteamfase nog gewijzigd kan worden, is geen prijs- of kostenelement waarop uiteindelijk wordt gegund. Daarom mag dit niet als een prijs- of kostenelement voor het bepalen van de BPKV worden gezien. Het meenemen van prijselementen bij het aanbesteden van een bouwteam leidt vaak tot ongewenste effecten. Hieronder volgen enkele voorbeelden waarop het element prijs in een bouwteam regelmatig wordt meegenomen en de ongewenste effecten die dit met zich meebrengt.
  • “Uitdrukkelijk moet worden bepaald dat bij het vaststellen van de economisch meest voordelige inschrijving de beste prijs-kwaliteitsverhouding bepalend is; deze moet altijd een prijs- of kostenelement bevatten.”

(overweging 90 aanbestedingsrichtlijn voor klassieke overheden (Richtlijn 2014/24/EU).

Het laten afprijzen van de grootste kostendragers van de uitvoeringsfase

Stel, het is nog niet duidelijk wat de definitieve scope, eisen en voorwaarden zijn, maar een werk wordt al wel in bouwteam voorbereid. Op dit punt is het al wel duidelijk wat de grootste kostendragers (bijvoorbeeld staal, beton of asfalt) voor de realisatie zijn. Het lijkt een goede optie om de grootste kostendragers als prijscomponent mee te nemen in een BPKV-aanbesteding. Zo is er sprake van marktwerking op de grootste kostendragers en wordt prijs onderscheidend meegenomen. Aan het meenemen van een prijselement op deze manier zitten belangrijke nadelen.

  • De prijzen waarmee is ingeschreven houden bijvoorbeeld geen stand wanneer de scope, eisen en voorwaarden of hoeveelheden tijdens de bouwteamfase veranderen. In de onderhandelingen voor de realisatieovereenkomst wordt akkoord gegeven op andere prijzen. Hierdoor worden inschrijvers beloond die erop “gokken” dat de prijzen geen stand houden. De inschrijver heeft er belang bij om wijzigingen te introduceren in het bouwteam om andere prijzen overeen te komen. Dit is niet altijd in het belang van opdrachtgever.
  • Daarnaast is de kans groot dat de prijsonderhandelingen moeizaam gaan wanneer een inschrijver met lage prijzen heeft ingeschreven voor de grootste kostendragers. De aannemer zal toch ergens een marge willen halen.

Het laten afprijzen van de bouwteamfase

Oké. De producten en activiteiten voor de bouwteamfase zijn omschreven en de eisen en voorwaarden zijn vastgelegd. Er kan voor worden gekozen om de bouwteamfase te laten afprijzen in de aanbesteding. De kosten voor de bouwteamfase zijn meestal een beperkt onderdeel van het totale budget. Het afprijzen van de bouwteamfase geeft een prikkel naar de inschrijvers om onder kostprijs in te schrijven en te proberen de kosten in de realisatiefase terug te verdienen. Dit heeft echter nadelige gevolgen.

  • Een aannemer stelt zich namelijk reactief op tijdens de bouwteamfase. De aannemer probeert werkzaamheden te minimaliseren, omdat kosten niet volledig vergoed worden en er geen zekerheid is dat de “investering” terugverdiend wordt in de realisatiefase. Dit komt de samenwerking niet ten goede. De aannemer stelt bijvoorbeeld minder snel voor om een extra ontwerpvariant uit te werken, terwijl dit wel interessant kan zijn.
  • Ook wil een aannemer de kosten van het bouwteam wel terugverdienen. Deze kosten worden vaak opgevoerd in de prijsaanbieding voor de realisatiefase. Ze zijn vaak verborgen opgenomen in de inschrijfstaat. Hierdoor ontstaat niet de transparantie in de prijsvorming die er zou moeten zijn voor marktconformiteit. Het kan er ook toe leiden dat de prijsonderhandelingen moeizaam verlopen of zelfs mislukken.

Het laten afprijzen van de uurtarieven voor de bouwteamfase

We zijn een stap verder: het is duidelijk welke functies in het bouwteam door de aannemer worden ingezet. Dan kan ervoor gekozen worden om alleen de uurtarieven voor de verschillende functies in het bouwteam te laten afprijzen. Hiervoor wordt een fictieve inschrijfstaat opgesteld waarin een ureninschatting is gemaakt per functie. Aan dit gunningscriterium kleven nadelen.

  • Zo ligt er een prikkel om met lage uurtarieven in te schrijven om de aanbesteding te winnen. Hierdoor worden niet de meest ervaren en meest bekwame medewerkers ingezet in het bouwteam. Vang dit op door de kwaliteit van de sleutelfiguren mee te nemen bij de beoordeling van de inschrijvingen. Dit kan er nog steeds toe leiden dat er op de achtergrond minder ervaren mensen werken, of dat er discussie ontstaat over vervanging.
  • De beide punten die zijn genoemd bij het laten afprijzen van de bouwteamfase (reactieve aannemer) kunnen ook hier spelen als de aannemer door de lage uurtarieven veel meer kosten maakt dan hij krijgt vergoed.

De minst slechte optie

Hoe voorkom je dan deze nadelen? De nadelen bij het aanbesteden op uurtarieven vang je op door marktconforme minimum uurtarieven te hanteren voor de bouwteamfase. Zo is het voor de inschrijver niet meer interessant om (te) laag in te schrijven om de aanbesteding te winnen. Met marktconforme uurtarieven is er voor de aannemer geen reden om te denken dat de bouwteamfase – inclusief de onderhandelingen voor de realisatiefase – anders verlopen dan wanneer 100% op kwaliteit wordt aanbesteed. Hiermee voldoet de aannemer ook aan de eis om een prijs- of kostenelement mee te nemen in het bepalen van de EMVI. Win-win!

Meer weten?

Interesse in bouwteams?  Schrijf je dan in voor de training Succesvolle bouwteams gegeven door Arno Hoevink of Henk Lankamp. Bekijk de beschikbare data op de website van Bouwmeesters .