Bouwteams zijn niet nieuw en in veel gemeenten wordt al jaren in bouwteamverband gewerkt. Het is een samenwerkingsvorm die zich bij uitstek leent voor kleinere werken die meervoudig onderhands worden aanbesteed. Immers een belangrijke voorwaarde voor samenwerken in bouwteam is vertrouwen. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen worden partijen uitgenodigd die meestal vaker voor een opdrachtgever werken en waar dus al een vertrouwensband bestaat. Ook grotere UAV-GC projecten worden de afgelopen jaren steeds vaker in bouwteamverband voorbereid. De model bouwteamovereenkomst DG 2020 van Duurzaam Gebouwd geeft hiervoor een goede basis.
Bouwteam als optie voor complexe projecten
Het in bouwteam voorbereiden van grotere complexere projecten die normaal gesproken via UAV-GC contracten worden aanbesteed, kan een goede optie zijn. Zeker wanneer sprake is van significante ontwerp- of uitvoeringsrisico’s. Veel faalkosten in UAV-GC contracten komen voort uit het feit dat risico’s vooraf onvoldoende zijn geïnventariseerd en gealloceerd of omdat onvoldoende over risico’s en de beheersing hiervan wordt gecommuniceerd. Hierbij komt dat het aanbestedingsproces van UAV-GC contracten over het algemeen geen goede incentive biedt om open en transparant over risico’s te communiceren.
Het beperken van faalkosten
Door UAV-GC contracten in bouwteam voor te bereiden kunnen faalkosten in de uitvoeringsfase worden beperkt. Omdat de (definitieve) prijsvorming in de bouwteamfase nog niet heeft plaatsgevonden en de onderhandelingen nog moeten plaatsen ligt er voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer wel een duidelijk incentive om de risico’s zo goed mogelijk in beeld te brengen en te beheersen. Het vooraf goed mitigeren en beleggen van risico’s vergroot voor opdrachtgevers de kans dat een project binnen planning en budget wordt opgeleverd. Ook voor de opdrachtnemer is het prettig dat minder faalkosten optreden tijdens de uitvoeringsfase omdat zo meer zekerheid met betrekking tot de winstmarge wordt verkregen. Het aantal grotere en complexe projecten waarbij de ontwerpfase deels in bouwteam plaatsvindt groeit. Wel zijn er een aantal specifieke aandachtspunten voor dit type bouwteamprojecten, die we graag met jullie delen.
3 Aandachtspunten voor complexe bouwteamprojecten:
- Bouwen aan vertrouwen
Bouwteam UAV-GC projecten worden vaak openbaar (vaak met voorselectie) aanbesteed. Dit betekent dat vaak met een nieuwe, onbekende aannemer wordt gewerkt en dat het vertrouwen tussen opdrachtgever en aannemer vanuit gezamenlijke projecten uit het verleden, niet automatisch aanwezig is. Zeker bij dit type bouwteams loont het om extra aandacht te besteden aan kennismaken en samenwerkingsafspraken. Verder is het goed om gedurende het bouwteam met behulp van een samenwerkingscoach de samenwerking te monitoren en stil te staan bij houding en gedrag.
- Van toetsen en accepteren naar coördineren
Veel opdrachtgevers die een bouwteam UAV-GC aanbesteden hebben al eerder ervaring opgedaan met UAV-GC projecten. De rol van een opdrachtgever in een bouwteam is echt anders dan in een UAV-GC contract. Bij een bouwteam wordt van opdrachtgever verwacht dat deze het bouwteam leidt, gezamenlijk met de aannemer zoekt naar de beste ontwerpoplossing en tijdig besluiten neemt. De ervaring leert dat opdrachtgevers vaak teveel in de toetsen en accepteren modus zitten zoals ze gewend zijn bij UAV-GC contracten en dat hierdoor van echt samenwerken geen sprake is.
- Knip bouwteam/realisatiefase
Bij bouwteam UAV contracten is het vooraf prima af te bakenen welke producten in het bouwteam opgeleverd en geaccepteerd moeten zijn voordat de uitvoering kan worden gestart. Dit betreft meestal een bestek met bijbehorend besteksontwerp en de voor de uitvoering benodigde onderzoeken en plannen zoals een BLVC plan.
Bij een bouwteam UAV-GC is het vaak minder helder waar de knip tussen bouwteam en uitvoering moet liggen. Gebruikelijk is dat het VO en DO met bijbehorende plannen in de bouwteamfase worden opgesteld en het UO met bijbehorende plannen in de uitvoeringsfase. Voor een aantal van de plannen die normaal gesproken in de UAV-GC fase worden opgesteld is het logischer om deze in de bouwteamfase gezamenlijk op te stellen. Dit geldt bijvoorbeeld voor het verificatieplan (voor de UO fase en de uitvoering) waarin de opdrachtnemer beschrijft hoe wordt aangetoond dat aan de contracteisen wordt voldaan. In een bouwteam is het veel logischer om dit verificatieplan al in de bouwteamfase op te stellen. Op het moment dat de eisen worden geformuleerd en de vraagspecificatie wordt opgesteld wordt immers ook al nagedacht of deze eisen verifieerbaar zijn.
Hetzelfde geldt voor het projectmanagement plan. Het is veel logischer om in het bouwteam gezamenlijk af te spreken hoe de processen en samenwerking er in de UAV-GC fase eruit zien en hierover overeenstemming te bereiken dan te wachten tot de uitvoeringsfase om vervolgens te toetsen of het projectmanagementplan wel aan de eisen uit de vraagspecificatie voldoet.
Samenvattend
Bij samenwerken binnen bouwteam UAV-GC gaat het nog meer dan bij een traditioneel bouwteam om maatwerk. Per project moet goed nagedacht worden welke activiteiten in welke fase moeten plaatsvinden en het vraagt zeker aandacht voor de rolverdeling, houding en gedrag, en samenwerken.
Wanneer het bouwteam goed wordt voorbereidt en aandacht wordt gegeven aan de genoemde aandachtspunten dan is bouwteam UAV-GC een goede samenwerkingsvorm om in overweging te nemen, zeker ook voor de grotere, risicovolle projecten.
Wil je meer weten over het werken in een bouwteam en of het voor jou ook interessant kan zijn? Kijk dan zeker bij de training Succesvolle bouwteams.
