Omgevingsmanagement is typisch zo’n vak dat niet vanuit een studieboekje te leren is. Vooral als het gaat om omgevingsmanagent in de uitvoerfase. Je leert hoe het vak werkt door ervaring op te doen en vooral door fouten te maken. Maar sommige fouten zijn al zo vaak gemaakt, dat het natuurlijk geen kwaad kan om ze alvast te weten. Daarom hierbij 7 valkuilen van omgevingsmanagement in de uitvoerfase. Doe er je voordeel mee!
Geen nieuws is goed nieuws
Soms heb je geluk en verloopt een project geheel volgens plan. Je hebt de omgeving vooraf geïnformeerd, dus je kan lekker achterover leunen, zou je denken. Maar niets is minder waar! Ook als alles volgens planning verloopt doe je er goed aan om iedereen op de hoogte te houden van de voortgang. Zo houd je de omgeving betrokken en komt niemand voor verrassingen te staan. En hoe fijn is het als je juist goed nieuws kan melden? Door te blijven communiceren als het goed gaat, creëer je een positieve sfeer rondom het project.
Maar ik heb het toch gezegd?
Iedereen met een communicatieachtergrond weet dat je een boodschap vaak meermaals moet overbrengen voordat deze wordt onthouden. Toch gebeurt het nog regelmatig dat er belangrijke informatie eenmalig wordt overgebracht. Onthoudt dat het vaak niet voldoende is om iets belangrijks één keer in een brief te vermelden, op een inloopavond te zeggen of op een website te plaatsen. Zorg ervoor dat je belangrijke informatie meermaals en op verschillende manieren deelt. Zo weet je zeker dat zoveel mogelijk mensen de informatie tot zich nemen, begrijpen en onthouden.
Never change a winning strategy
Wanneer je een positieve ervaring hebt met een bepaalde aanpak van omgevingsmanagement ben je misschien geneigd om het de volgende keer op dezelfde manier aan te pakken. Natuurlijk is het logisch dat je leert van positieve ervaringen, maar er bestaat geen ‘one size fits all’ in omgevingsmanagement. Verdiep je altijd in de omgeving en pas je aanpak daarop aan. Want een aanpak die goed werkt in een betrokken villawijk in een rustig dorp, werkt misschien voor geen meter in een stadse volksbuurt. Elk project en elke omgeving is weer anders, dus je aanpak ook.
Pessimisme door negativiteit
Bij elk project zijn er wel een paar mensen die wat te klagen hebben. Hoe hard je ook je best doet, ze blijven negatief. Waak ervoor dat je al je energie besteedt aan een paar notoire klagers. Het geeft je al snel een vertekend beeld van hoe de sfeer en de draagvlak van het project is. Door continu de tevredenheid te meten, bijvoorbeeld met een app, krijg je ook positieve signalen binnen. Deel deze ook binnen het team, evenals alle andere positieve ervaringen. Zo voorkom je dat er binnen het team een beeld ontstaat van een ontevreden omgeving. Dat werkt namelijk zeer demotiverend en blijkt vaak helemaal niet terecht.
Op je eigen eiland werken
Omgevingsmanagement is een teamsport. Als omgevingsmanager ben je weliswaar de hoofdverantwoordelijke, maar zorg altijd dat je collega’s zich ook betrokken voelen met de omgeving. Sluit bijvoorbeeld regelmatig aan bij bouwvergaderingen en zorg dat de omgeving een vast onderwerp is. Deel met elkaar wat er speelt en werk als team aan een tevreden omgeving. Deel vooral de positieve geluiden die je hebt gehoord, dat motiveert iedereen om de omgeving centraal te blijven stellen.
Dat valt buiten onze scope
Als omgevingsmanager gebeurt het regelmatig dat je vragen krijgt die officieel buiten je verantwoordelijkheid vallen. Je werkt bijvoorbeeld namens een aannemer en je krijgt een vraag die duidelijk voor de gemeente of het kabelbedrijf is. Wimpel in zo’n geval nooit iemand af. Voor jou is het misschien klip-en-klaar wie waarvoor verantwoordelijk is, maar voor omwonenden lijkt het soms een wirwar aan bedrijven en organisaties. Probeer daarom altijd te helpen om het antwoord te vinden. Zo zorg je ervoor dat je het centrale aanspreekpunt bent, wat mensen een prettig gevoel geeft en bovendien weet je dan precies wat er allemaal speelt.
Te aardig zijn
Deze valkkuil lijkt misschien wat tegenstrijdig met de bovenstaande. Natuurlijk moet je als omgevingsmanager empathie hebben voor de omgeving. Maar het is ook belangrijk dat je grenzen stelt en ‘nee’ durft te zeggen. Leg altijd vriendelijk uit waarom een bepaald verzoek niet mogelijk is, maar wees wel duidelijk. Soms moet je als omgevingsmanager ook intern je tanden laten zien. Bijvoorbeeld als je merkt dat collega’s bepaalde afspraken niet nakomen, of om vanuit het belang van de omgeving bepaalde maatregelen door te drukken. Te aardig willen zijn, kan tegen je werken.
Leren hoe je op een praktische manier omgevingsmanagement vanuit je rol als omgevingsmanager, uitvoerder, projectleider, directievoerder of toezichthouder toepast? Zie meer informatie over onze training Omgevingsmanagement, gegeven door Rieke van Wijngaarden.
