Better Performance is een systematiek om beter samen te werken en efficiënter feedback te geven aan je samenwerkingspartners. Daar is een systeem voor ontwikkeld met gestandaardiseerde vragenlijsten. Directeur Arthur Weesie van Bouwmeesters legt uit hoe dat bijdraagt aan de samenwerking en geeft je een inkijkje in welke vragen er gesteld worden met Better Performance.
Arthur: “De vragenlijsten zijn ontstaan vanuit de markt. Dat hebben we niet zo even uit de duim gezogen. In 2023 zijn de vragenlijsten verbeterd in samenwerking met NLIngenieurs, Bouwend Nederland, CROW, een aantal bouwbedrijven en gemeenten. Daardoor zijn de vragen nu nóg meer passend bij verschillende bouwsamenwerkingen.” Qfact, een zusterbedrijf van Bouwmeesters, heeft daar het initiatief in genomen.
De vragenlijsten
Opdrachtgever en opdrachtnemer vullen tijdens de uitvoering van een project online een vragenformulier in waarin zij aangeven wat ze vinden van de houding en het gedrag van de ander.
Er zijn 3 verschillende soorten vragenlijsten:
1. Vragenlijst voor werken (beoordeling aannemers)
2. Vragenlijst voor diensten (beoordeling advies- en ingenieursbureaus)
3. Vragenlijst wederzijds (beoordeling opdrachtgevers)
Arthur: “Om het invullen van de vragenlijsten makkelijk te maken, is een softwareapp ontwikkeld door Qfact en CROW. De samenwerkingspartner wordt automatisch uitgenodigd om de vragenlijsten in te vullen als je samenwerkt met Better Performance.” Zodra de vragenlijst door beide partijen is ingevuld, kun je elkaars antwoorden inzien. De antwoorden worden pas beschikbaar als beide partijen hebben geantwoord, zodat de antwoorden van de een niet de mening van de ander kunnen beïnvloeden. Na het invullen van de vragenlijst ga je met elkaar in gesprek over de resultaten. “Het doel daarvan is om de samenwerking tussendoor te evalueren”, vertelt Arthur. “Zo kom je er niet pas na het project achter dat bepaalde dingen beter hadden gekund.” Hoe vaak je via de vragenlijsten de samenwerking evalueert, hangt af van de grootte en de doorlooptijd van het project.
Landelijke database
Na het project evalueer je de samenwerking ook via de vragenlijsten. Daar komt een score uit met een cijfer. Op basis van die cijfers, beoordelen de opdrachtgever en opdrachtnemer met wie ze de volgende keer willen samenwerken. “Deze performance score kun je gebruiken bij de onderbouwing van de keuze voor een samenwerking”, licht Arthur toe. De performance scores kunnen gekoppeld worden aan groslijstsoftware om de keuze voor een samenwerking volledig te automatiseren.
De BP eindbeoordelingen worden gedurende een periode van 5 jaar in de landelijke BP database opgeslagen. De eindbeoordelingen resulteren in een gemiddelde BP score. Deze score wordt als volgt bepaald:
Eindbeoordelingen van 1 tot 2 jaar oud tellen mee voor 100%
Eindbeoordelingen van 3 jaar geleden tellen mee voor: 50%
Eindbeoordelingen ouder dan 3 jaar tellen niet meer mee.
Welke vragen worden er gesteld?
Er zijn drie soorten vragenlijsten: voor werken, diensten en algemene vragenlijsten. De vragenlijst voor werken bestaat uit vragen over planmatig werken, deskundigheid, veiligheid, kwaliteitsmanagement, documentatie, omgevingsmanagement, samenwerking en communicatie. Een greep uit de vragen die gesteld worden bij dit onderwerp:
- Worden plannen tijdig ingediend?
- Wordt er goed gecommuniceerd over de voortgang?
- Worden risico’s goed beheerst?
- Wordt er veilig gewerkt?
- Hoe wordt het leveren van kwaliteit geborgd?
- Hoe wordt omgegaan met het beperken van hinder?
- Hoe is de samenwerking verlopen?
Bij het onderdeel ‘diensten’ is er een onderverdeling in vragen over planmatig werken, deskundigheid, kwaliteitsmanagement, documentatie, samenwerking en communicatie. Met vragen als:
- Wordt de planning nageleefd?
- Zijn er deskundige medewerkers ingezet?
- Hoe worden documenten aangeleverd?
- Hoe wordt er omgegaan met wijzigingen?
- Hoe worden alle werkzaamheden gecoördineerd?
Bij het onderdeel ‘wederzijds’ overlappen de deelonderwerpen ook. Hierbij wordt gefocust op planmatig werken, deskundigheid, veiligheid, documentatie, omgevingsmanagement, samenwerking en communicatie met vragen als:
- Is er voldoende aandacht voor veiligheid?
- Wordt er goed over veiligheid gecommuniceerd?
- Hoe vindt de afhandeling plaats van prestatieverklaringen en betalingen?
- Op welke wijze is er aandacht voor de omgeving?
- Hoe is de samenwerking verlopen?
In het Better Performance systeem wordt per (deel)onderwerp een duidelijke omschrijving en een uitgebreide toelichting gegeven, zodat je als gebruiker weet wat er met de vragen wordt bedoeld.
Meer leren over Better Performance?
Wil je weten hoe je de vragenlijsten en de Better Performance methode in kunt zetten voor jouw samenwerking? Bij Bouwmeesters hebben we regelmatig trainingen over dit onderwerp.
