De energie tijdens een overleg neemt af. Sommige overleggen duren eindeloos en een deel van de projectteamleden haakt tijdens het overleg af en doet tussendoor ander werk. Dat is niet bevorderlijk voor de samenwerking in een bouwteam. Maar hoe komt dat? Is er geen passende overlegstructuur? Of wil je eigenlijk dat iedereen aanwezig is bij het bouwteamoverleg, maar ben je bang dat het overleg dan veel te lang gaat duren?
Een ideaal bouwteamoverleg is multidisciplinair en zorgt ervoor dat alle bouwteamleden op de hoogte zijn van belangrijke ontwikkelingen, voortgang en besluiten. Maar soms bespreken we te veel tijdens een bouwteamoverleg. Mensen verliezen hun aandacht, omdat ze te veel informatie horen over zaken waar ze zelf niks mee te maken hebben. Dit resulteert in een kleinere opkomst bij overleggen en informatie die slecht bij de juiste personen terechtkomt. Je doel was een integraal multidisciplinair overleg, maar dat doel haal je nu niet meer.
Hoe kan het dan wel?
In de training ‘Samenwerken in bouwteams’ kijken we naar de inrichting van de overlegstructuur. Het doel is om de integraliteit en de betrokkenheid te verhogen. Bij het inrichten van deze overlegstructuur kan je als basis het BOB-model gebruiken:
Organiseer beeldvorming en oordeelsvorming in overleggen tussen de betrokken disciplines (onderdelen van het bouwteam) in bijvoorbeeld aparte ontwerptafels.
In deze overleggen staat het ontwerp in een specifieke discipline centraal. Disciplines die hier afhankelijk van zijn, zijn ook aanwezig. In deze overleggen staan de volgende vragen centraal:
- Wat weten we al?
- Wat moeten we nog uitzoeken?
- Waar zien we knelpunten?
- Wat zijn onze argumenten?
- Welke oplossingsrichtingen zien we?
- Waar moeten de oplossingsrichtingen aan voldoen?
- Welke consequenties hebben de oplossingsrichtingen?
Vanuit deze ontwerptafels bereiden de aanwezigen zich voor op het bouwteamoverleg. Op basis van deze voorbereiding staat in het bouwteamoverleg de besluitvorming centraal:
- Wat gaan we doen?
- Is iedereen het er mee eens?
- Welk besluit nemen we en wat zijn vervolgstappen?
De concrete tijdsplanning
De tijdsverdeling over de fasen is 40%, 40%, 20%. Je investeert veel tijd in de beeldvorming en oordeelsvorming en neemt daarna snel het besluit. Dit betekent dat je in de ontwerptafels echt de tijd neemt om het ontwerp te doorgronden en de discussies te voeren. Bij deze discussies zijn alle mensen aanwezig die over het thema gaan.
Daarna heb je het bouwteamoverleg met alle bouwteamleden. Hierin neem je het besluit en is iedereen op de hoogte van de consequenties die het besluit heeft op bijvoorbeeld de planning.
Met deze werkconstructie vermijd je lange discussies die niet voor alle bouwteamleden interessant zijn. Het geeft helderheid en structuur aan het bouwteamoverleg, zodat iedereen met goede energie aangehaakt blijft tijdens de overleggen.
Om de filosofie ‘one team, one goal’ in het bouwteam te bereiken is het goed om daarnaast een aantal basisafspraken te maken:
1. Zorg ervoor dat alle aanwezigen inhoudelijk zijn voorbereid, kennis van zaken hebben en het mandaat hebben om besluiten te nemen vanuit de eigen discipline.
2. Zorg ervoor dat alle relevante betrokkenen altijd aanwezig zijn bij de overleggen. Op deze manier wordt kennis en begrip van besluiten en de onderbouwing hiervoor geborgd bij alle betrokkenen.
3. Zorg dat de overleggen een helder doel hebben en verlopen via een gestructureerde standaard agenda met duidelijke werkvormen.
4. Verwacht van bouwteamleden dat zij een oplossingsgerichte en proactieve houding hebben om de doelen van het overleg te bereiken. Communicatie is op basis van wederzijds respect en vertrouwen.
5. De afspraken die in het bouwteamoverleg gemaakt worden zijn leidend voor de activiteiten in de daaropvolgende periode.
Wil je meer weten over hoe je de samenwerking in het bouwteam efficiënt en succesvol maakt? Dan is de training Samenwerken in bouwteams zeker interessant voor je!
