In onze training EMVI-plannen schrijven vragen wij onze cursisten altijd naar de leerdoelen of vragen die zij hebben. In dit blog gaan we dan ook dieper in op een van de meest voorkomende leerdoelen: ”Hoe bouw je een plan overzichtelijk op en hoe zorg je dat het compleet is?”
Gestructureerd opbouwen
Het gestructureerd opbouwen van een plan is één van de belangrijkste stappen van het EMVI-proces. Het is de basis voor het bepalen van je strategie en geeft je twee essentiële voordelen: 1. focus aan je plan en focus aan je proces. Een goede strategie moet namelijk allereerst aansluiten bij de vraag van de opdrachtgever.
- Focus aan je plan: Met een gestructureerde opbouw bepaal je eerst welke onderdelen er in je plan moeten komen! Hierdoor gaan jij en jouw tenderteam je focussen op het bepalen van een strategie en maatregelen voor de juiste onderwerpen. Bovendien zorg je dat jullie antwoord compleet is zodat de opdrachtgever nooit met vragen achterblijft.
- Focus aan je proces: Het gevolg van de focus aan je plan is dat je als team weet waar jullie je tijd aan moeten besteden. Focus aan je proces zorgt ervoor dat je in de eerste dagen/weken van de tender weet welke onduidelijkheden uitgezocht moeten worden, welke vragen je aan de opdrachtgever moet stellen en welke specialismen je misschien niet zelf in huis hebt maar je wel extern kan inschakelen.
Het klinkt natuurlijk mooi dat je door een overzichtelijk en compleet plan ook focus aanbrengt in je proces, maar de vraag was: “Hoe doe je dat nu precies?” Overzicht begint zoals genoemd bij structuur en een compleet plan sluit volledig aan bij de vraag van de opdrachtgever. Daarom hanteren wij de volgende stappen om te komen tot een overzichtelijk en bovendien compleet plan:
Stap 1: Volg de leidraad
Blijf zo dicht mogelijk bij de structuur van de gunningscriteria in de leidraad. Start met het omzetten van de titels van de gunningscriteria naar hoofdstuktitels (“Gunningscriterium 1: Planning” wordt dus in het plan “”Hoofdstuk 1: Planning”). Kijk vervolgens naar de onderwerpen die de opdrachtgever binnen dit criterium uitvraagt. Soms is dit in de vorm van een lijst met aandachtspunten, en soms beschrijft de opdrachtgever zijn wensen in een lopende tekst. Probeer uit deze informatie een aantal onderwerpen te onderscheiden, en vertaal deze (in dezelfde volgorde als door de opdrachtgever uitgevraagd) in paragraaftitels. Noemt de opdrachtgever bijvoorbeeld “Beschrijf de wijze waarop de opgegeven planning wordt gehaald”, dan vertaal je dit in “§1.1 Borging van de planning”. Valt een bepaald onderwerp écht buiten het overkoepelende thema van het hoofdstuk, dan kan je ervoor kiezen om deze informatie in een kader te plaatsen. Op deze manier kan de opdrachtgever de informatie alsnog terugvinden in het plan, maar leidt het niet teveel af van de rode draad in het hoofdstuk.
Stap 2: Bepaal de winnende strategie
Bij het bepalen van de winnende strategie, draait het om het doorgronden van de klantvraag. Ga hierbij op zoek naar “de vraag achter de vraag”. Bijvoorbeeld: De opdrachtgever vraagt om “een gegarandeerde opleverdatum van 1 februari 2021”. Vervolgens is het aan jouw team om de vraag achter deze vraag te achterhalen, ofwel; waarom vraagt de opdrachtgever om deze opleverdatum? Wat is zijn achterliggende zorg? Is er bijvoorbeeld een raakvlak met een ander project dat veel groter/belangrijker/spannender is dan “jullie” project, maar is de start van dat project wel afhankelijk van jullie tijdige oplevering? En staat dat andere project enorm in de spotlight? Opeens snap je waar de opdrachtgever ’s nachts van wakker ligt, maar ook waarvan hij droomt… Deze gouden kennis gebruik je om precies de juiste snaar te raken met jullie de winnende strategie.
Stap 3: Plaats accenten én houd vast aan je structuur
Als je samen met je team de winnende strategie hebt bepaald, is het belangrijk om deze door te voeren in het hele plan. De strategie wordt de “rode draad”. Dit betekent niet alleen dat je de strategie introduceert in de inleiding van je plan, maar zorg ervoor dat lezer het hele plan lang hieraan wordt herinnerd en mee wordt “gevoed”. Laat zien hoe individuele maatregelen invulling geven aan de strategie, of geef aan het einde van een hoofdstuk een samenvatting (Bijvoorbeeld: “Onze maatregelen dragen samen als volgt bij aan onze strategie”). Kijk in deze stap ook even naar de paragraaftitels die je in stap 1 hebt gevormd. Nu de inhoud redelijk staat, maak je de volgende stap. Verzin pakkendere paragraaftitels die goed aansluiten bij je strategie, maar nog wel herleidbaar zijn naar de uitgevraagde onderwerpen.
Stap 4: Laat je plan reviewen
Vier ogen zien meer dan twee. En zes nóg meer. Vraag daarom aan collega’s of zij jouw plan kunnen reviewen. Ons advies: Geef een duidelijke opdracht mee, zodat je zeker weet dat je wat aan de review hebt. Vraag een taalwonder om te reviewen op spelling, grammatica en zinsbouw. Vraag een techneut of jouw interpretaties van haar/zijn input kloppen. Vraag ten slotte een collega met veel EMVI-ervaring om aanvullende ideeën die nog meer meerwaarde kunnen bieden in het plan. Zo schrijf je elke keer een plan dat niet alleen overzichtelijk en compleet is, maar borg je ook dat de belangrijkste elementen van jullie aanpak overtuigend overkomen!
Uitzonderingen bevestigen de regel: De vervolgvraag die wij vaak krijgen is: “Wat als de leidraad onbegrijpelijk vaag, dubbelop of ongestructureerd is?“
Maak van dit probleem je onderscheidend vermogen
Elke aannemer heeft dezelfde leidraad en dus dezelfde uitdaging. Gebruik dit in je voordeel door de uitvraag heel begrijpelijk en expliciet te interpreteren met een leeswijzer. Zo creëer je zelf het overzichtelijke plan waar je opdrachtgever naar opzoek is. Door een leeswijzer te gebruiken zorg je dat het voor de opdrachtgever duidelijk is hoe je de uitvraag hebt geïnterpreteerd. Bovendien is het een interne controle of het plan wel compleet antwoord geeft op de uitvraag! Een echte Win-Win dus.
Meedoen aan de training? Schrijf je hier in! Meer tips over het schrijfproces? Check onze eerdere blogs.
