Als omgevingsmanager ben je continu op zoek naar communicatiemiddelen die aansluiten bij de doelgroep en de boodschap van je uitingen. Voor de omgeving is het prettig om iemand in de ogen aan te kijken en een persoonlijke interactie aan te gaan. Maar vaak is het efficiënter om vanaf afstand online te communiceren, bijvoorbeeld via een app. Ook bewonersbrieven zijn nog steeds onmisbaar. Hoe zorg je ervoor dat je als omgevingsmanager de juiste middelen inzet?
App
Met een app communiceer je op een snelle en simpele manier met de projectomgeving. Binnen een paar minuten zet je een update online en bereik je een groot deel van de stakeholders. Zij kunnen op hun beurt makkelijk contact opnemen om vragen te stellen. Een app als communicatiemiddel vergemakkelijkt daardoor het contact tussen de projectorganisatie en de omgeving. Voor veel mensen voelt het alsof de projectorganisatie ‘dichterbij’ staat dan in het verleden gebruikelijk was. Je neemt immers in een handomdraai contact op. Anderzijds kan het online contact voor sommige mensen ook juist heel afstandelijk voelen.
Face-to-face contact
Voor de meeste mensen zijn digitale communicatiemiddelen gesneden koek. Meer dan 90% van de volwassen Nederlanders heeft een smartphone. Jongere generaties zijn haast vergroeid met hun telefoon. Maar dat geldt natuurlijk niet voor iedereen. Bij vrijwel ieder project zijn stakeholders die zich niet altijd raad weten met een app. Dat zijn niet alleen ouderen, maar bijvoorbeeld ook mensen die moeite hebben met lezen en schrijven. Maar liefst 2,5 miljoen mensen van 16 jaar en ouder heeft moeite met lezen, schrijven en/of rekenen. Tekstuele updates zijn voor deze groep moeilijk te begrijpen, het kan lastig zijn je vragen te stellen via de chat. Om deze groep te bereiken moet je face to face contact aangaan. Persoonlijke interactie is en blijft onmisbaar.
Informatie ophalen
Apps voor omgevingsmanagement worden niet alleen ingezet om informatie te zenden, maar ook om informatie op te halen. Met sommige apps kan je bijvoorbeeld uitgebreide enquêtes afnemen. Laat je echter niet verleiden om door alle technologische mogelijkheden fysieke ontmoetingen helemaal te verbannen. Door echt het gesprek aan te gaan bij de mensen thuis, kom je namelijk veel meer te weten en te zien over wat er speelt. Bovendien voelen mensen zich serieus genomen als er naar ze wordt geluisterd. Een digitale enquête kan dan wel allerlei inzichten opleveren, maar het vertrouwen heb je er nog niet direct mee gewonnen. Bovendien vraag je in een gesprek makkelijk door op details en sluimerende zorgen die je anders misschien over hoofd ziet.
Laat de kanalen elkaar versterken
Een website, een app of welk communicatiemiddel dan ook, is nooit een volledige en volwaardige vervanger voor persoonlijke interactie. Dat betekent niet dat je dan maar geen digitale middelen in moet zetten. Het liefst zet je de app zo in, dat het persoonlijke interactie stimuleert. Ook bewonersbrieven maken nog steeds onderdeel uit van de communicatie, bijvoorbeeld tijdens belangrijke momenten zoals de start van de werkzaamheden en nieuwe faseringen. Verwijs in deze brieven naar contactmogelijkheden, ook buiten de app om. Verlies daarnaast niet uit het oog dat sommige mensen juist contact vermijdend zijn en via de app juist wel een persoonlijke interactie durven aan te gaan. Door alle kanalen naast elkaar te gebruiken en elkaar te laten versterken, weet je uiteindelijk iedereen te bereiken en te verbinden.
Wil je meer leren over omgevingsmanagement tijdens de uitvoering? Rieke van Wijngaarden van De Omgevingsverbinder vertelt je in onze training Omgevingsmanagement tijdens de uitvoering alles over omgevingsmanagement en omgevingscommunicatie tijdens de uitvoering. Kijk hier wanneer de eerstvolgende training is en meld je aan!
