Stel, je bent plotseling verantwoordelijk voor omgevingsmanagement, maar je hebt geen idee waar je moet beginnen. Wees getroost: je bent niet de enige. Omgevingsmanagement neemt namelijk een enorme vlucht, waardoor steeds meer mensen voor dezelfde uitdaging staan. Bij meer dan 90% van de projecten wordt het omgevingsmanagement gedaan door uitvoerders, projectleiders, directievoerders en toezichthouders. Je hoeft geen doorgewinterde omgevingsmanager te zijn om deze taak met succes te volbrengen. Met deze zes stappen maak ook jij een vliegende start.
Stap 1: Deskresearch en fieldresearch
De eerste stap is om het project en de impact ervan in kaart te brengen. Wat gaat er waar gebeuren en hoe lang? En wie gaan daar allemaal last van krijgen? Check welke stakeholders er zijn en of er ook verenigingen, bedrijven, scholen etc. zijn die impact gaan ondervinden. Vervolgens ga je naar de projectlocatie toe. Kijk goed om je heen en probeer in de huid te kruipen van de stakeholders. Hoe gaan zij de werkzaamheden ervaren? Check ook in het lokale nieuws of er bij eerdere projecten problemen zijn geweest. Ga in gesprek en gebruik je voelsprieten.
Stap 2: Leg alles vast in een omgevingsscan
Je bevindingen uit stap 1 leg je vast in een omgevingsscan. Dit document vormt de basis voor je aanpak. Er staat in welke stakeholders en risico’s er zijn en welke zorgen er leven. In het ideale geval leg je de omgevingsscan voor aan iemand die de omgeving goed kent, om te checken of je niets over het hoofd hebt gezien. Hoe beter je omgevingsscan, hoe minder verrassingen tijdens het project. Scan breder dan het communicatieveld alleen, noteer het ook als er zorgen leven over bijvoorbeeld geluidsoverlast, parkeerproblemen of trillingen.
Stap 3: Vertaal je bevindingen naar een communicatieplan
Nu je de omgeving in kaart hebt gebracht is het zaak om de informatie om te zetten naar een concreet communicatieplan. Hierin staat precies hoe je de omgevingscommunicatie aanpakt, welke kanalen je gebruikt en hoe vaak je communiceert. Zorg ervoor dat er ook één of meer evaluatiemomenten ingepland zijn, waardoor je tijdens het project je aanpak kunt verbeteren.
Stap 4: Zorg voor intern draagvlak
Als omgevingsmanager behartig je de belangen van de omgeving binnen de projectorganisatie. Aan jou de taak om de projectorganisatie ‘omgevingsbewust’ te maken. Anderzijds moeten je wensen natuurlijk wel haalbaar en betaalbaar zijn. Daarom is het cruciaal om je aanpak te onderbouwen en ervoor te zorgen dat de maatregelen aansluiten op de risico’s in de omgeving. Zo breng je de belangen van de omgeving en die van het projectteam bij elkaar. Deze ‘belangenbalans’ leidt tot het nodige draagvlak binnen de projectorganisatie.
Stap 5: Ga in gesprek aan de keukentafel
Nadat je met je collega’s tot overeenstemming bent gekomen over de omgevingsaanpak, ga je in gesprek met de stakeholders. Dat doe je het liefst bij de mensen thuis, in het buurthuis of bij de lokale verenigingen. Zo ga je het gesprek aan in een omgeving waar de ander zich veilig en op zijn gemak voelt. Het wordt gewaardeerd dat je de moeite neemt om langs te komen en echt luistert. Uit deze gesprekken komen soms nog kleine wijzigingen voor je plannen naar voren.
Stap 6: Communiceer met de omgeving over hoe je gaat communiceren
Een belangrijk aspect van omgevingsmanagent is verwachtingsmanagement. Zorg ervoor dat iedereen weet waar ze aan toe zijn. Vertel daarom hoe je communiceert, waar en wanneer ze belangrijke informatie kunnen vinden en bovenal hoe de omgeving met jou in contact komt als er zorgen of problemen zijn. Ook tijdens het project blijf je met de mensen in gesprek, het liefst door regelmatig op locatie te zijn.
Maak het persoonlijk
Het is voor mensen ontzettend prettig om niet met een instantie of een bedrijf te dealen, maar met een mens van vlees en bloed. Want dat is uiteindelijk het belangrijkste: mensen moeten zich gehoord en serieus genomen weten. Als jij oprecht, toegankelijk en vriendelijk bent, zal je zien dat je dit negen van de tien keer terugkrijgt. Andersom moet je ook goed uitleggen waarom bepaalde dingen niet kunnen. En dat gaat veel makkelijker als je je niet vijandig, maar vriendelijk opstelt.
Wil je meer leren over omgevingsmanagement? Benieuwd naar hoe je een omgevingsscan uitvoert? Of hoe je een omgevingsapp succesvol kan inzetten? Rieke van Wijngaarden van De Omgevingsverbinder vertelt je in de training Omgevingsmanagement alles over omgevingsmanagement en omgevingscommunicatie tijdens de uitvoering. Kijk hier wanneer de eerstvolgende traning is en meld je aan!
