Bouwteamsamenwerking moet leiden tot een succesvolle samenwerking met een enthousiaste en proactieve opdrachtgever en aannemer. Vaak is dit ook het geval. Alleen de keuze voor bouwteam als samenwerkingsvorm geeft echter nog geen garantie tot succes. Een belangrijke succesfactor voor bouwteamsamenwerking is de wijze waarop de aannemer tijdens de bouwteamfase wordt vergoedt voor zijn werkzaamheden. Hier wordt door opdrachtgevers heel verschillend mee omgegaan.
In de afgelopen jaren hebben we verschillende varianten langs zien komen zoals:
- Vaste vergoeding voor alle werkzaamheden en producten in de bouwteamfase;
- Een inschrijfsom voor de bouwteamfase (in concurrentie tot stand gekomen);
- Betaling op basis van regie, eventueel met vooraf vastgestelde uurtarieven.
Ervaring leert dat het bouwteamproces het beste loopt wanneer de aannemer fatsoenlijk voor zijn werkzaamheden in de bouwteamfase wordt betaald. Bij bovenstaande opties 1 en 2 zal de aannemer altijd afwegen of het uitwerken van een extra variant, extra onderzoek etc. opweegt tegen de vergoeding die voor de bouwteamfase wordt ontvangen. Wanneer de werkzaamheden van een aannemer in de bouwteamfase niet in verhouding staan tot de vergoeding die hij ontvangt zal hij minder proactief handelen. Proactief gedrag leidt in eerste instantie immers tot meer kosten waarbij het de vraag is of deze kosten later in de uitvoeringsfase worden terugverdiend. Het beste is daarom de aannemer op basis van regie te vergoeden voor de werkzaamheden in de bouwteamfase.
Niet alle opdrachtgevers staan open voor het vergoeden op basis van regie. Veel gehoorde argumenten zijn bijvoorbeeld dat het risico bestaat dat de aannemer veel te hoge kosten in rekening brengt voor het werk in de bouwteamfase. Een ander argument is dat opdrachtgever de grip op de kosten kwijt raakt. Mijn ervaring is dat het argument dat de aannemer veel te hoge kosten in rekening brengt doorgaans ongegrond is. Immers de aannemer heeft er alle belang bij om de bouwteamfase succesvol te laten zijn omdat dit de beste kans biedt om ook de uitvoering van het werk te verzorgen. Het “verdienmodel” van de aannemer zit ook meer in de uitvoering dan in de voorbereiding van projecten.
Er zijn verder verschillende opties op grip te houden op de kosten tijdens de bouwteamfase. Goede maatregelen om in de bouwteamfase grip te houden op de kosten zijn bijvoorbeeld:
- Maak de ontwerpkosten onderdeel van het taakstellend budget;
- Vraag bij aanbesteden van het bouwteam de uurtarieven op van het in te zetten personeel;
- Vraag voor elke activiteit of product een inschatting van de te maken kosten;
- Reken af per opgeleverd product of per fase in het bouwteam;
- Houdt een financiële voortgangsrapportage bij waarbij regelmatig (bijvoorbeeld 2 wekelijks) wordt gerapporteerd of afwijkingen optreden ten opzichte van verwachte kosten;
- Zorg voor transparantie m.b.t. het kostenproces, bijvoorbeeld door het hanteren van “open book” of een regelmatige inkijk in het kostenproces van de aannemer (audit).
Wanneer de aannemer tijdens de bouwteamfase loon naar werken ontvangt zal dit de samenwerking ten goede komen en wordt de kans op een succesvol bouwteam vergroot!
Wil je meer weten over de kracht van bouwteams? Bekijk dan de training Succesvolle bouwteams, bouwteams winnen of Samenwerken in bouwteams eens.
