Het vooraf inschatten van de kosten van een bouwproject is moeilijk. Dat blijkt onder andere uit de hoeveelheid projecten die faalkosten of meerwerk hebben. De standaard systematiek voor kostenramingen (SSK) geeft handvatten voor de verschillende onzekerheden rondom projectkosten in de infrastructuur.
Joep van der Meer is specialist op het gebied van kosten- en projectbeheersing en geeft de training ‘Kostenraming voor opdrachtgevers en bouwteams’ bij Bouwmeesters. Hij vertelt je hoe je onzekerheden en risico’s op dit vlak beter te lijf gaat en beter inschat.
Onzekerheid 1: Budgetoverschrijdingen door scopewijzigingen
De grootste oorzaak van budgetoverschrijdingen is volgens Joep dat er simpelweg meer wordt uitgevoerd dan begroot. “Bijvoorbeeld een andere technische oplossing of er is extra werk gedaan waar een opdrachtgever in de eerste instantie niet aan heeft gedacht. Dat noemen we scope-uitbreidingen”, vertelt Joep. “Die hebben niks te maken met een verkeerde kostenraming of een aannemer die uit is op meer geld, maar met het naderhand toevoegen van zaken.” Je betaalt meer, maar je krijgt ook meer. Zo simpel is het.
Oplossing
De oplossing is heel eenvoudig: leg de scope zo goed mogelijk vast. Joep: “Als jij mij vraagt wat een auto kost, geef ik jou een antwoord op basis van mijn referentiekader. Ik zeg dan bijvoorbeeld 20.000 euro. Maar als jij een dikke BMW in je hoofd had, ga je het nooit redden met die 20.000 euro. Datzelfde geldt voor een bouwproject: als je mij vraagt om een prijs voor een viaduct, dan ga ik uit van een referentieproject: een project wat ik eerder bij de hand gehad heb. Past dat eerdere project niet bij de verwachting van de opdrachtgever? Dan krijg je scope-uitbreidingen en dus meer kosten.”
Als je maar genoeg referentieprojecten hebt, kun je met een bandbreedte aangeven wat iets ongeveer gaat kosten. Houd dan wel rekening met het prijsspel: wat waren de materiaalkosten bijvoorbeeld bij het referentieproject in 2020 en hoe verhoudt die prijs zich met de inflatie tot de prijzen nu?
Onzekerheid 2: Onvoorziene risico’s
Oké, je hebt een risicoanalyse gedaan en de risico’s die het vaakst voorkomen op papier gezet. Maar dan vind je toch een bom uit de Tweede Wereldoorlog in het bouwgebied. Daar had je even niet aan gedacht. Of er breekt oorlog uit in Oekraïne. Of er komt een nieuwe soort kikker voorbij hupsen die behoort tot een beschermde diersoort. En dan?
Oplossing
Kwantificeer de risico’s in een risicosessie. Joep: “Bepaal ook wie de gevolgen draagt voor bepaalde risico’s. Als er een project wordt gerealiseerd in risicovol gebied, dan wordt er vaak met een percentage gerekend bovenop de projectprijs.” Benader deze risicoanalyse vanuit verschillende invalshoeken. Doe dit met een groep die verschillende belangen vertegenwoordigt. “Als je dit doet met een groep techneuten, krijg je vaak alleen technische inzichten”, verklaart Joep. Naast een goede risicoanalyse is het belangrijk om een financiële reservering toe te voegen voor onbenoemde risico’s: de risico’s die je niet kunt voorspellen of die simpelweg vergeten zijn.
Onzekerheid 3: De bandbreedte
Stel, je gaat ervan uit dat het zand dat je nodig hebt 10 euro per m3 kost. Door marktfluctuaties en lokale omstandigheden kan dat in werkelijkheid 12 euro of 8 euro worden. Bij het kostenramen ga je uit van de meest waarschijnlijke prijs. “Ook in de afmetingen op een bouwtekening kan er altijd enige speling in het werkelijke oppervlak zitten door meet-onnauwkeurigheid of onvoorziene omstandigheden”, zegt Joep. “Daar wordt niet altijd rekening mee gehouden en is wel degelijk een bron van onnauwkeurigheid in je raming.” Om hier een goede oplossing voor te hebben, moet je met statistiek aan de gang. En laat Joep daar nou net heel goed in zijn.
Oplossing
“Reken altijd een bepaalde bandbreedte rondom je meest waarschijnlijke uitkomst.”, begint hij. “Hoe beter je project in elkaar zit, hoe kleiner deze bandbreedte, het percentage, wordt. En hoe verder je in het project bent, hoe kleiner de afwijkingen in berekeningen, afmetingen en prijzen worden. Neem dit mee in het projectplan, zodat je niet voor onverwachte wijzigingen komt te staan.”
De training ‘Kostenraming voor opdrachtgevers en bouwteams’
Kosten zijn belangrijk bij het voorbereiden en realiseren van gemeentelijke infrastructuurprojecten. Daar gaat regelmatig het een en ander mis, zoals budgetoverschrijdingen, meerwerk en financiële tegenvallers. Wat doe je als dat gebeurt?
In deze training leren projectleiders, werkvoorbereiders en directievoerders hoe ze de kosten van projecten ramen en beheersen. Je leert hoe je een VO- en DO-raming, een besteksbegroting en meerwerkopstellingen goed beoordeelt. Daarnaast leer je hoe je op een eenvoudige en duidelijke manier intern communiceert en rapporteert over de financiële stand van zaken van het project.
