Communicatie met stakeholders als omgevingsmanager: zo doe je het

Een omgevingsmanager neemt stakeholders mee in een project om het project soepeler te laten verlopen. Slecht stakeholdermanagement kan vertraging opleveren voor een project: mensen gaan dwarsliggen, hebben extra eisen of zijn het simpelweg niet eens met de plannen. Vang dit van tevoren op door goed overleg met stakeholders. 

Degene die hier alles van weet is trainer Rieke van Wijngaarden. Zij is eigenaar van het bedrijf De Omgevingsverbinder en geeft trainingen over omgevingsmanagement bij Bouwmeesters. “Goede softskills zijn voor een omgevingsmanager enorm belangrijk.”

Een voorbeeld van goed stakeholdermanagement

Rieke heeft zelf bij De Omgevingsverbinder een project gedaan dat een goed voorbeeld is voor sterk overleg met stakeholders. Dat project was aan een winkelstraat in een woonwijk waar een trambaan in het midden van de weg liep. De riolering moest worden aangepast, waardoor je moeilijk van de ene kant van de straat naar de andere kant van de straat kon. Winkelende bezoekers en inwoners van de wijk zouden een kilometer om moeten lopen om een stukje van twintig meter te overbruggen. Winkeliers zagen dat uiteraard niet zitten. Ze waren bang voor klantverlies en omzetderving. Dat is waar een omgevingsmanager belangrijk wordt. 

Rieke: “We hebben alle stakeholders geïdentificeerd en keukentafelgesprekken gevoerd. Na die gesprekken konden we bepalen waar behoefte aan was. De stakeholders hadden allereerst behoefte aan een plek om hun frustraties te uiten of om oplossingen te zoeken. Er is namelijk niets vervelender dan niet gehoord worden als je met je handen in het haar zit. Dan worden de frustraties alleen maar erger. Daarna hebben we gekeken hoe we per stakeholder de situatie kunnen verbeteren. De bereikbaarheid was in dit project bijna niet te verbeteren, omdat we geen brug konden maken in de wijk.”

Het resultaat? Buiten de gestelde kaders denken. De supermarkt in de wijk kreeg extra hulp van omgevingsmanagers om te assisteren bij de bevoorrading, met de bloemist werd er een bloemschikcursus georganiseerd voor de wijk en werknemers van de winkelstraat kregen een flinke amandelstaaf van de lokale bakker. “Zo bouw je met elke stakeholder een goede relatie op”, zegt Rieke.

Stakeholders identificeren

Rieke legt in bovenstaand voorbeeld uit dat het enorm belangrijk is om op tijd de stakeholders te identificeren. Maar hoe doe je dat? “We bepalen de omgeving die gevolgen ervaart van een bouwproject”, zegt Rieke. “We kijken bijvoorbeeld op Google Maps tijdens de desk research om te bepalen welke bedrijven er in de omgeving zitten. Bij een project rondom een riolering is dat eenvoudiger dan wanneer er een N-weg open moet. Bij het openbreken van een N-weg moet je namelijk ook rekening houden met het verkeer dat over die N-weg gaat.” Na de desk research bezoeken de omgevingsmanagers de locatie en schrijven ze op wat ze daar zien. Een gesprek met de gemeente hoort ook bij het vooronderzoek. Rieke: “De gemeente weet vaak precies wat er speelt in een omgeving en hebben mensen die veel contact hebben met de buurt.”

Daarna gaat de omgevingsmanager in gesprek met de stakeholders die ze bepaald hebben. Rieke geeft een voorbeeld van een ingewikkelder project. “We hebben een project gedaan met een N-weg die open moest. Tijdens het vooronderzoek kwamen we erachter dat het een belangrijke weg is voor defensie. Bij veel reconstructies van wegen is defensie een grote stakeholder en zitten we met hen aan tafel. Een andere stakeholder kan een fabriek zijn die afhankelijk is van de weg die open moet voor hun distributie. Een goede omgevingsmanager kijkt niet alleen naar de directe omgeving, maar ook naar de partijen die verderop actief zijn en gebruik maken van de omgeving waar je aan het werk gaat.”

Krachtenanalyse en communicatieplan

Oké, de stakeholders zijn geïdentificeerd en de gesprekken zijn gevoerd. En nu? Rieke: “Dan doen we een krachtenanalyse om te bepalen wat de impact en de invloed is van een stakeholder. Hoe meer impact en invloed, hoe belangrijker de mening van de stakeholder is voor het project. Als je al die stakeholders in een tabel zet met de invloed op de X-as en de impact op de Y-as, krijg je een mooi overzicht van de partijen die je moet benaderen.”

Waar de stakeholder staat in die tabel bepaalt hoe een stakeholder benaderd wordt. Soms is een bewonersbrief of puur informeren voldoende en soms is het belangrijk om regelmatig met de stakeholder aan tafel te gaan.

Het communicatieplan dat de omgevingsmanager daarna opstelt, is de basis voor de rest van het project. “Het is de rode draad van hoe we communiceren met elke stakeholder”, licht Rieke toe. “Daarin staat welk middel we inzetten per stakeholder en hoe vaak we dat doen. Ik vind het zelf vanuit De Omgevingsverbinder belangrijk dat we ons richten op kwalitatieve gesprekken, in plaats van alleen te focussen op de cijfers en technische details. Dat is dan ook de toegevoegde waarde van een omgevingsmanager.”

Meer leren over omgevingsmanagement?

Wanneer aannemers omgevingsmanagement uitbesteden, hebben ze volledige focus op hun werk. “Dat is vaak beter voor de kwaliteit en snelheid van het project”, vindt Rieke. Nu al helemaal met de nieuwe eisen rondom participatie vanuit de Omgevingswet, waardoor het bij bouwprojecten meer verplicht is om de omgeving te integreren in het project.” Met de training ‘Omgevingsmanagement tijdens de uitvoering’ leer je omgevingsmanagement praktisch toe te passen zodat een duidelijke manier van communiceren toepast, je het draagvlak vergroot en je het aantal klachten vermindert. Op deze manier vergroot je het vertrouwen en kan het project zo soepel mogelijk verlopen.

Heb je vragen of wil je meer weten?

Mis geen kennis en meld je aan voor onze kennis updates!

Voordat je gaat...

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, nieuwe trainingen en acties.

 Schrijf je in!

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, nieuwe trainingen en acties.

Bedankt voor je inschrijving

Bedankt voor je inschrijving voor onze e-mail updates. Je wordt nu als eerste op de hoogte gehouden van nieuwste blogs, trainingen en acties.

Gelukt!

Je inschrijving is bevestigd!

Vanaf nu houden we je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, onze trainingen en acties!

Gelukt!

Je bent ingeschreven

Vanaf nu houden we je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, onze trainingen en acties.