In de cursus Succesvolle bouwteams komen regelmatig vragen van onze cursisten voorbij die wij graag delen. Dit keer de vraag aan trainer Henk Lankamp over een goede planning en actiemanagement in het bouwteam. Hoe zorg je ervoor dat duidelijk is wie welke rol heeft, dat er geen acties vergeten worden en dat alles tijdig uitgevoerd wordt.
4 Tips van Henk op de vraag: ‘Hoe houd je je bouwteam klein en de doorlooptijd kort‘
- Maak met elkaar vanaf het begin goede afspraken over wie waar verantwoordelijk is, dus wie doet wat en wie is voor een taak verantwoordelijk. Daarvoor kun je heel goed de RACI-methode toepassen. Dan liggen de rollen in het team vast, je kunt er ook op terugvallen als er bijvoorbeeld een teamlid gewisseld wordt.
- Stel ook een agenda op voor elke bouwvergadering, op deze agenda staan ook de vaste agendapunten als: planning, risicobeheersing, kwaliteitsbewaking, etc. Houd je ook aan deze agenda, dat geeft structuur aan de reguliere overlegmomenten.
- Werk bij elke vergadering met een actielijst. Op deze actielijst staat uiteraard de actiehouder, maar ook de dag van ontstaan van de actie, de duur van de actie en de tijd waarop de actie is afgehandeld. Stuur hier ook actief op en zorg dat ieder teamlid rechtstreeks over alle relevante documenten kan beschikken. Het gebruik van een documentmanagementsysteem kan hierbij een goede ondersteuning zijn.
- Een andere aanrader is om met een klein vast team te werken, het zogenaamde kernteam. Hieromheen wordt een flexibele schil van expertises of kennisgebieden gevormd. Leden van deze flexibele schil haken aan bij het vaste kernteam als een bepaalde discipline of kennis nodig is. Zij nemen alleen deel als hun inbreng gewenst is. Uiteraard is de samenstelling van het kernteam afhankelijk van de scope en omvang van het project.
Kijk hier voor meer over Succesvolle bouwteams gegeven door Henk Lampkamp, Arno Hoevink of Hans van den Berg.
