Systems Engineering levert niet te veel papierwerk op. Mits je het goed doet. Ja, dingen expliciet maken betekent ook vastleggen. Leg niet iets vast om het vastleggen zelf. Systems Engineering volgt een proces dat je steeds opnieuw doorloopt. Dit heet iteratief werken.
Laten we beginnen bij het begin: wat is Systems Engineering? SE is een systematische manier van denken én werken. Met een SE-aanpak neem je vanaf het begin de gebruikersbehoefte en technische eisen nadrukkelijk mee in de ontwikkeling van een project. Het gaat dan vooral over de klanteneisen, functies, systeemeisen, ontwerpafwegingen en en de verificatie en validatie van gemaakte keuzes bij een project. “Door deze informatie goed op te slaan, voorkomen we miscommunicatie. En dat zorgt er weer voor dat er in een project minder fouten worden gemaakt en daardoor een project minder vertraagt”, zegt Bart van Luling, Systems Engineering consultant bij Dutch Boosting Group en specialist op het gebied van SE.
Tijdens de ontwerpfase van SE zijn er vijf belangrijke stappen waarbij je informatie vastlegt. “Ik loop ze allemaal even langs”, zegt Bart. “Zo weet je precies waar je aan toe bent met het papierwerk.”
Klantvraag
Tijdens een gesprek met de stakeholder probeer je te achterhalen wat de concrete behoefte is. Daarin maak je al de eerste keuze: leg je het hele gesprek vast, of vraag je zo ver door dat je de vooral de echte klantvraag duidelijk op papier zet? Als je niet doorvraagt en niet de essentie pakt, schrijf je zo vijf a4’tjes vol met allerlei details en hele abstracte eisen. Dat kan variëren van de kleur van de deur van een woning tot ‘het moet duurzaam worden’. Focus op waar je nu rekening mee moet houden in het ontwerp en welk belang daarachter zit voor de stakeholder.
Systeemanalyses
Systeemanalyses helpen je om het te bouwen systeem goed in kaart te brengen. Je maakt behapbare brokken om het werk beheersbaar te houden. Daar kun je ook in doorslaan en een objectenboom maken tot je elk detail in perfectie in beeld hebt. Maar wat heb je op dit moment nodig om de juiste keuze te maken? Maak je een schetsontwerp van bijvoorbeeld een nieuwe terminal op een luchthaven, dan heb je informatie nodig om te bepalen hoe groot de ruimtes moeten zijn voor beveiliging, bagage, de entree, enzovoort. Waar de stopcontacten moeten komen is nog niet bepalend voor de omvang van de terminal. De systeemanalyses moeten je helpen bij het maken van beslissingen. Ga niet de diepte in als dat op dit moment nog niet nodig is.
Specificatieproces
Projectorganisaties zijn vaak geneigd om elk risico dat ooit heeft opgetreden te voorkomen door extra eisen op te stellen. Maar bedenk dan: hoe meer eisen, hoe meer informatie en dus hoe meer kans op misinterpretatie en discussies. Het is de kunst om vooral de juiste eisen te stellen, die functioneel omschrijven wat het te bouwen systeem moet presteren. Aan de bouwer om aan te tonen dat het systeem ook daadwerkelijk goed functioneert.
Ontwerpproces
Het ontwerpproces en specificatieproces lopen samen. Je specificeert waar een onderdeel van het project aan moet voldoen, weegt af wat de beste oplossing daarvoor is, werkt die oplossing op een dusdanig niveau uit dat het matcht met de eisen en gaat verder met het afleiden van eisen en detailleren van het ontwerp. Het niveau van ontwerpinformatie moet vooral passen bij de besluitvorming. Wat willen we nu vaststellen aan keuzes en wat staat nog open voor verdere uitwerking? Voorkom detailinformatie die de ontwerpruimte voor de volgende fases onnodig inperken. Bedenk dat de eisen afhankelijk zijn van je keuzes. Als je in de bagagehal kiest voor een volledig gerobotiseerd systeem, dan krijg je heel andere specificaties dan wanneer je uitgaat van handmatige bediening. Die keuze wil je eerst vaststellen voordat je de details uitwerkt, anders loop je het risico dat later weer veel werk opnieuw moet gebeuren.
Verificatie en validatie
Tijdens al deze stappen check je continu bij stakeholders of je het juiste doet (validatie) en of je het juist doet zoals omschreven in de specificatie (verificatie). Hier zit een essentiële iteratie met de eerste stappen. Zijn er veel eisen, dan valt er ook veel te verifiëren. Leg je dit niet netjes vast, dan is het risico dat er belangrijke eisen vergeten worden. Ook hier geldt, doe vooral wat nodig is om in deze fase te voorkomen dat het mis gaat. Maak vooraf een verificatie- en validatieplan waarin je aangeeft welke producten tegen welke eisen en stakeholder behoeftes gecontroleerd gaan worden. Dan voorkom je dat je onnodig veel doet, maar ook niet te weinig.
Meer weten over Systems Engineering?
Volg dan de Introductietraining Systems Engineering bij Bouwmeesters. Hier leer je in één dag de essenties van Systems Engineering (SE) en de toepassingsmogelijkheden van de werkwijze. De Introductietraining Systems Engineering is een eerste kennismaking met Systems Engineering. Door theorie direct aan praktijk te koppelen wordt het al snel duidelijk hoe SE bijdraagt aan het ontwikkelen van een succesvol systeem.
Systems Engineering en Risicomanagement
Systems Engineering helpt om risico’s gestructureerd te beheersen. Daarom gaan Systems Engineering en Risicomanagement vaak hand in hand. Bij Systems Engineering maak je de relatie zichtbaar tussen projectrisico’s en Systems Engineering-activiteiten. We hebben altijd te maken met onzekerheden; de omstandigheden zijn nooit voor honderd procent bekend en kunnen veranderen. Onzekerheden worden binnen een project tastbaar gemaakt door ze te vertalen naar risico’s. Het omgaan met risico’s is een essentieel onderdeel van Systems Engineering. Onzekerheden worden vaak geassocieerd met ongewenste gevolgen en veiligheidsrisico’s, maar kunnen ook positieve gevolgen hebben. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een dalende prijs van grondstoffen.
Wil je meer leren over risicomanagement? Dat kan bij Bouwmeesters met onze training ‘Risicomanagement in de praktijk’. In slechts één dag leer je hoe je risicomanagement op een praktische manier toepast, ook in kleinere projecten. Wij maken risicomanagement klein, geen eindeloze risicodossiers en theoretische discussies, maar focus op de belangrijkste risico’s. Hoe ga je op een praktische en gestructureerde wijze om met ongewenste gebeurtenissen in je project? Na deze training kun je zelfstandig aan de slag met risicomanagement in je project(en).
