Er zijn talloze kanalen om te communiceren met de projectomgeving. Het goede nieuws is dat de technologie de omgevingsmanager en de omgeving steeds dichter bij elkaar brengt. Het gevaar is dat zowel de omgeving als de omgevingsmanager verdwalen in het oerwoud aan kanalen. In deze blog hebben we de voor- en nadelen van de belangrijkste kanalen op een rijtje gezet. Daarnaast adviseren we hoe de kanalen elkaar versterken in plaats van tegenwerken.
Bewonersbrief
Uiteraard beginnen we met ‘the good old bewonersbrief’, omgevingscommunicatie zonder brief is als een kerkdienst zonder gebed. Onze voorspelling is dat dit voorlopig nog wel even zo blijft, zelfs in dit digitale tijdperk.
Voordelen:
• De omgeving is vertrouwd met de brief als formeel communicatiekanaal.
• Het is voor veel mensen de officiële bevestiging dat het project van start gaat.
• Zekerheid van goed bereik; je hebt bij iedereen iets door de bus gegooid.
Nadelen:
• Brieven versturen is vaak een traag proces. Voordat de brief is bezorgd, is de inhoud misschien al achterhaald. Niets zo veranderlijk als een bouwplanning.
• Weet je zeker dat de brief echt wordt gelezen? En onthouden mensen de informatie, bijvoorbeeld dat ze over 3 weken ergens anders moeten parkeren?
• Een brief komt al snel formeel en afstandelijk over.
Bonustips:
• Gebruik begrijpelijke taal en korte zinnen. Vakjargon is verboden.
• Prop’ niet te veel informatie in één brief. Houd het beknopt en verwijs naar de plek waar actuele of aanvullende informatie is te vinden.
Projectwebsite
Veel impactvolle projecten hebben een eigen website waarop de omgeving alle nodige informatie vindt. Aangezien vrijwel iedereen toegang heeft tot internet, lijkt het een handig kanaal.
Voordelen:
• Centrale plek voor alle actuele informatie.
• Mogelijkheden voor laagdrempelige interactie, bijvoorbeeld via chat of contactformulier.
• Makkelijk om naartoe te verwijzen met links vanuit andere kanalen.
Nadelen:
• Vereist pro activiteit: mensen moeten zelf naar de website toekomen
• Kost veel tijd en geld om een goede website te ontwikkelen.
• Niet al je collega’s zijn handig genoeg om de website zelf aan te passen.
Bonustips:
• Kies voor een eenvoudig websitemanagement systeem zodat jijzelf en collega’s wijzigingen kunnen doorvoeren.
• Blijf mensen voortdurend wijzen op de website zodat er gebruik van wordt gemaakt.
App
Voor alles is er een app. Dus ook voor omgevingscommunicatie. Hoewel steeds meer omgevingsmanagers een app inzetten, is er ook veel terughoudendheid. Koudwatervrees voor nieuwe technologie of zijn de twijfels terecht?
Voordelen:
• Jouw project zit bij iedereen in de broekzak.
• Informeer op het juiste moment met meldingen en notificaties.
• Laagdrempelige communicatie via chat.
Nadelen:
• Sommige doelgroepen, zoals ouderen, zijn niet thuis in de wereld van smartphones.
• De app moet eerst gedownload worden, dat vereist actie vanuit de omgeving.
• Zorgen over privacy maken sommige mensen terughoudend om apps te installeren.
Bonustips:
• Maak gebruik van een app die ook een webversie heeft, zo bereik je ook mensen zonder smartphone.
• Roep mensen op om de app te downloaden en benadruk de relevantie ervan.
Face to face
Onder face to face scharen we voor het gemak alle fysieke communicatievormen met stakeholders, zoals inloopavonden en keukentafelgesprekken. Vaak een belangrijk onderdeel in de voorfase, maar ondergeschoven tijdens de uitvoering.
Voordelen:
• Persoonlijke aandacht, mensen voelen zich gezien en gehoord.
• Je leert elkaar van beide kanten kennen en verlaagt daarmee de drempel.
• Doordat je de mensen spreekt en kunt doorvragen, kan je ze nog beter van dienst zijn.
Nadelen:
• De drempel kan hoog zijn voor de omgeving, niet iedereen is mondig en betrokken.
• Mensen met een druk bestaan hebben misschien te weinig tijd om naar een inloopavond te komen.
• Het is tijdrovend en lastig te organiseren in Corona-tijd.
Bonustips:
• Nodig iedereen uit om algemene informatie te delen of op te halen. Maak klankbordgroepen om de diepte in te gaan.
• Vraag ook hoe de omgeving geïnformeerd wil worden en pas je werkwijze zo nodig aan.
Social media
Miljoenen Nederlanders gebruiken dagelijks platforms als Facebook en Instagram. Handig om gebruik van te maken, uiteraard. Maar er kleven ook nadelen aan deze grillige netwerken.
Voordelen:
• Veel mensen zijn op social media te vinden, ook jongeren.
• Laagdrempelig en interactief.
• Makkelijk in gebruik, een update is binnen no-time geplaatst.
Nadelen:
• Een algoritme bepaalt wat je volgers te zien krijgen waardoor het lastig is om iedereen te bereiken.
• Negatieve reacties kunnen ‘ontploffen’ omdat veel mensen het zien en ook reageren.
• Niet alle mensen gebruiken dezelfde platforms en het is bovendien erg veranderlijk. Om iedereen te bereiken moet je veel verschillende kanalen inzetten.
Bonustips:
• Gebruik social media nooit halfslachtig. Slecht informeren via social media levert meer schade op dan niet informeren via social media. Denk bijvoorbeeld aan negatieve reacties op verouderde info.
• Plaats niet alleen updates over hinder en overlast, laat vooral ook zien wat wél goed gaat.
Maak een goede mix
Trap niet in de valkuil om onder het mom van ‘toegankelijkheid’ zoveel mogelijk kanalen in te zetten. Daarmee neem je namelijk het risico dat het voor de omgeving niet duidelijk is waar ze moeten zijn. Bovendien verlies je snel het overzicht en de grip en ben je veel tijd kwijt om alles actueel te houden. Je doet er verstandig aan om de kanalen elkaar te laten versterken. Gebruik het liefst één centraal informatie- en communicatiepunt, zoals een app of projectwebsite. Vanuit andere kanalen verwijs je naar deze centrale plek voor info en communicatie. Zo creëer je duidelijkheid voor de omgeving en bewaar je het overzicht en de controle.
Extra bonustips
- Communiceer duidelijk met de projectomgeving hoe je communiceert.
- Vraag voor, tijdens en na het project aan de omgeving wat ze van je aanpak vinden.
Wil je meer leren over omgevingsmanagement tijdens de uitvoering? Rieke van Wijngaarden van De Omgevingsverbinder vertelt je in onze nieuwe training Omgevingsmanagement alles over omgevingsmanagement en omgevingscommunicatie tijdens de uitvoering. Kijk hier wanneer de eerstvolgende cursus is en meld je aan!
