Vaak wordt risicomanagement als niet sexy ervaren. We vinden het gedoe, tijdrovend en hebben er een stoffig beeld bij. Of het wordt gezien als een enorme papieren tijger. Een boekwerk met oneindig veel risico’s waar we veel tijd in stoppen en die dan in de bureaulade belandt en ligt te verstoffen.

Dat is jammer, want risicomanagement is juist een hulpmiddel om je project en je gestelde doelstellingen binnen je project te realiseren. Het helpt je om je project goed te overzien en daarmee ongewenste gebeurtenissen te voorspellen, te verkleinen of zelfs te voorkomen. Hoe prettig klinkt dat!

In de praktische training Risicomanagement in de praktijk geeft Taco Verkerk je tips en handvatten om op een efficiënte manier aan de slag te gaan met risicomanagement, zodat de kans op onvoorziene risico’s en projectfalen enorm verkleind worden!

Wij stelden Taco 5 vragen over risicomanagement

Vraag 1. Wat is het grootste misverstand over risicomanagement?

Het grootste misverstand is dat risicomanagement ingewikkeld is, risicomanagement is juist een hulpmiddel om je project en je gestelde doelstellingen binnen je project te realiseren, het veel tijd kost en we het risicodossier als doel stellen. Ik hoor soms dat het beeld leeft dat er een enorm Excel bestand opgeleverd moet worden. Dat er voor elk risico een beheersmaatregel benoemd moet worden. Soms worden er nieuwe mensen voor in dienst genomen, die daar fulltime mee bezig zijn. Naar mijn idee schieten we daar ons doel voorbij. Risicomanagement helpt je om je prioriteiten helder te krijgen, je toprisico’s inzichtelijk te maken en daarvoor maatregelen te bedenken om zo je kans op een succesvol projecten te vergroten.

Vraag 2. Wat is het belang van risicomanagement?

Eigenlijk doe je het al van nature. Op basis van eerdere ervaringen en expertise uit je dagelijkse werk en leven weten we wat we moeten doen om bepaalde risico’s te voorkomen. Tegelijkertijd kun je niet alles onthouden of toepassen. Risicomanagement helpt het jou inzichtelijk te maken wat de belangrijkste obstakels zijn om je doelstelling te halen. Zo kan het namelijk voorkomen dat het niet of onvoldoende inschatten van risico’s ervoor kan zorgen dat er vertraging van misschien wel 6 maanden of een jaar optreedt of enorme onvoorziene kosten verschijnen. Als je gedegen aandacht besteedt aan risicomanagement, weet je dat je in ieder geval op een gestructureerde manier er zoveel mogelijk aan hebt gedaan om die grote gevolgen als vertraging of grote meerkosten te voorkomen.

Vraag 3. Welke risico’s zie jij vaak voorbij komen?

In de praktijk wordt bij de risicoanalyse vaak gebruik gemaakt van de RISMAN methodiek. Hier loop je langs verschillende categorieën, destilleer je de risico’s en kijk je dan of je alle risico’s benoemd hebt. Binnen de GWW zie ik de volgende risicogebieden vaak voorkomen. Risico’s op het gebied van:

  • Bodem. Denk hier aan risico’s rondom kabels en leidingen, archeologische vondsten, niet gesprongen explosieven, vervuilde grond etc.
  • Flora en Fauna. Vertragingen rondom broedseizoenen, beschermde diersoorten, maar ook de beruchte Japanse duizendknoop.
  • Omgeving. Stakeholders die (nieuwe) eisen inbrengen of omwonenden die in verzet gaan tegen bepaalde plannen
  • Opdrachtgever: Een verstoorde samenwerking met OG is een reëel risico, maar ook afdelingen die nieuwe eisen stellen of van gedachten veranderen, politieke wisselingen, etc.

Vraag 4. Stel ik wil risicomanagement toepassen, hoe pak ik dat dan het beste aan?

Ik zou altijd adviseren een bestaande methodiek te volgen, zoals RISMAN. Als ik dit in mijn eigen woorden samenvat zie je hoogover de volgende stappen terugkomen bij risicomanagement:

  • Voorbereiding: Het gaat hier om het bepalen van de doelstellingen en de fase waar je het over hebt. Zorg ook dat je deze scherp voor ogen hebt. Even doorvragen brengt vaak verheldering en maakt het mogelijk de analyse en vraag te trechteren, te concentreren op waar het écht om draait. Zo kan een doel bijvoorbeeld zijn om een belangrijke mijlpaal te halen voor het project, waarbij je met name op zoek gaat naar ongewenste gebeurtenissen die tot vertraging kunnen leiden. Of om een aanbestedingsstrategie op te stellen door de uitvoeringsrisico’s in beeld te krijgen.
  • Maken risicoanalyse: Het gaat in deze stap over het verzamelen bedenken, inventariseren en scoren van de risico’s. Maak een kerngroep en vraag de betrokken collega’s om de risico’s die zij zien in een document te verwerken. Een online tool kan je hierbij helpen om tijd te besparen.
  • Doornemen toprisico’s : Kom met je kerngroep bij elkaar en bespreek de risico’s met de meeste impact. Bespreek welke maatregelen je kun en wilt nemen en wie dat gaat doen.
  • Maatregelen uitvoeren.
  • Tussentijds vinger aan de pols houden. Organiseer zogenaamde challenge gesprekken om te blijven toetsen of de toprisico’s nog altijd de belangrijkste zijn en er geen nieuwe uitdagingen hebben voorgedaan. Bespreek de voortgang en effectiviteit van de maatregelen.
  • Start de cyclus opnieuw.

Vraag 5. Tot slot: Wat is een inzicht over risicomanagement waarvan jij vindt dat iedereen zou moeten weten?

Dit sluit eigenlijk aan bij een eerdere vraag. Houd het simpel en richt je op de toprisico’s. Gebruik je risicodossier als hulpmiddel en niet als doel. Houd je projectdoelstelling voor ogen en benoem dan die obstakels die je weerhouden om jouw doel te bereiken. Dat zorgt voor focus en overzicht en zo voorkom je de papieren tijger!

Wil jij weten hoe je risicomanagement in jouw project wilt toepassen? Kom dan naar de training Risicomanagement in de praktijk en leer in 1 dag hoe jij je niet meer laat verrassen door onverwachte risico’s.