Als omgevingsmanager van een bouw- of infraproject kom je er niet onderuit: het schrijven van bewonersbrieven. Hoewel de brief nog steeds een onmisbaar communicatiemiddel is, kan het lastig zijn om een brief te schrijven die iedereen begrijpt. Het geheim ligt in het gebruik van concrete taal en actieve zinnen. In deze blog helpen we jou om een duidelijke en actieve bewonersbrief te schrijven.
Bij het schrijven van een brief hebben veel mensen de neiging om formele taal te gebruiken. Dat is begrijpelijk, want een brief voelt natuurlijk ook erg officieel. Toch is het verstandiger om dezelfde taal te gebruiken als wanneer je spreekt. Dit maakt je brief beter leesbaar en begrijpelijker. De kunst is om zo concreet mogelijk te zijn en actieve zinnen te gebruiken.
Wat is concrete taal?
De informatie in je bewonersbrief moet glashelder zijn. Dit betekent dat je geen vage taal moet gebruiken. Zeg bijvoorbeeld niet: “De weg is een aantal weken afgesloten”, maar benoem concreet hoe lang de weg dicht is. Zo voorkom je dat de informatie in je brief verkeerd geïnterpreteerd wordt. Gebruik ook geen termen als hopen, proberen of misschien, want dit maakt een weifelende en onbetrouwbare indruk.
Wat zijn actieve zinnen?
Actieve zinnen zijn duidelijker en beknopter dan passieve zinnen. In een actieve zin benoem je eerst wie of wat de hoofdrol speelt (het onderwerp) en wat diegene of datgene doet (de persoonsvorm). De truc is om de zin te beginnen met het onderwerp en geen overbodige werkwoorden te gebruiken.
Voorbeeld:
Passief: “Het gebruiken van passieve zinnen zal je bewonersbrief wollig maken.”
Actief: “Passieve zinnen maken je bewonersbrief wollig.”
Een actieve zin leest een stuk prettiger dan een passieve zin. De zin begint direct met het onderwerp, waardoor je meteen weet waar het over gaat. Bovendien is de zin niet langer dan nodig, waardoor je er vlot doorheen gaat.
Verboden woorden
Er zijn ook woorden die je absoluut niet moet gebruiken in je bewonersbrief. Deze woorden maken je boodschap onduidelijk en moeilijk te begrijpen voor omwonenden. De volgende woorden zijn daarom verboden:
- zal/zullen (passief)
- Wordt/worden (passief)
- Zouden (passief en niet concreet)
- willen (passief en niet concreet)
- kunnen (passief en niet concreet)
- trachten (passief, niet concreet en formeel)
- hopen (niet concreet)
- proberen (niet concreet)
- eigenlijk (niet concreet)
Het vermijden van deze verboden woorden maakt je boodschap helder en begrijpelijk voor omwonenden. Check daarom altijd of je deze woorden per ongeluk hebt gebruikt in je brief.
Meer weten?
Wil jij nog veel meer tips over het schrijven goede bewonersbrieven en andere aspecten van omgevingsmanagement? Schrijf je dan in voor de training Omgevingsmanagement in de Uitvoering van Rieke van Wijngaarden. Bekijk de beschikbare datums op de website van Bouwmeesters Training & Advies.
