Groslijsten en raamovereenkomsten worden beiden in de praktijk veel gebruikt voor het selecteren van bedrijven. Maar wat zijn nu de voor- en nadelen? En mag je altijd kiezen voor een groslijst?
Wat zijn groslijsten? Groslijsten zijn lijsten met bedrijven die geschikt en geïnteresseerd zijn om bepaald type onderhandse opdrachten uit te voeren.
Wat zijn raamovereenkomsten? Een raamovereenkomst is een overeenkomst waarin een opdrachtgever een of meerdere bedrijven contracteert om in een bepaalde periode bepaald type opdrachten uit te voeren, volgens de voorwaarden uit de raamovereenkomst. Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen een groslijst en een raamovereenkomst?
Wanneer kies je voor een groslijst? Je kiest voor een groslijst als de opdrachten niet aanbesteding plichtig zijn en als de opdrachten die je wilt verstrekken met enige regelmaat voorkomen en niet standaard van karakter zijn. Ook als je lokale of gespecialiseerde bedrijven de mogelijkheid wilt geven om zelfstandig aan te bieden heeft een groslijst veel meer mogelijkheden. Wanneer opdrachten incidenteel voorkomen loont het niet de moeite om een groslijst op te zetten. Veel voorkomende groslijsten zijn bijvoorbeeld ‘Reconstructies van straatwerk en riolering’ of ‘Ingenieursdiensten’.
Wanneer kies je voor een raamovereenkomst? Je kiest voor een raamovereenkomst als de opdrachten met enige regelmaat of zelfs frequent voorkomen én als de opdrachten standaard of spoedeisend van karakter zijn. Dan is het heel handig dat de voorwaarden en vaak de prijzen al overeengekomen zijn, dat zorgt voor veel efficiëntie. Denk hierbij als voorbeeld aan onderhoud elementenverharding of het afhandelen van calamiteiten.
Voor incidenteel voorkomende opdrachten zijn het opzetten van groslijsten of raamovereenkomsten te veel werk, voor die opdrachten kun je beter een korte marktverkenning doen en op basis daarvan een of meerdere bedrijven selecteren om een aanbieding te doen.
Wil je meer weten over groslijsten? Trainer Leen Valk geeft de cursus Groslijsten, waar hij je mee kan vertellen over hoe een goede groslijstsystematiek in elkaar zit en welke mogelijkheden er zijn om tot een objectieve selectie te komen.
De verschillen
Toepasbaarheid Een groslijst is alleen toepasbaar bij onderhandse opdrachten. Is een opdracht aanbestedingsplichtig? Dan mag je een groslijst niet gebruiken. Een raamovereenkomst kun je zowel voor aanbestedingsplichtige als niet-aanbestedingsplichtige opdrachten gebruiken.
Looptijd Een raamovereenkomst sluit je af voor een bepaalde periode, vaak 4 jaar. De looptijd van een raamovereenkomst is wettelijk gemaximeerd. Een groslijst heeft geen maximale looptijd.
Lokale belangen Bij de selectie binnen groslijsten mogen aanbesteders enigszins rekening houden met vestigingsplaats en lokale betrokkenheid, wat niet toegestaan is binnen de selectie binnen raamovereenkomsten.
Voorwaarden In een raamovereenkomst worden de belangrijkste voorwaarden voor de nadere opdrachten (waaronder vaak eenheidsprijzen) al overeengekomen, in een groslijst gebeurt dat niet.
Wisseling partijen Bij een raamovereenkomst kunnen er geen partijen toe- of aftreden gedurende de looptijd, bij een groslijst kan dat wel en is het zelfs gebruikelijk.
Herbruikbaarheid Prestatiemetingen van bedrijven zijn bij het eindigen van een raamovereenkomst niet meer bruikbaar binnen een volgende raamovereenkomst, bij een groslijst blijven prestatiemetingen toepasbaar omdat de groslijst niet afloopt.
Gebruikers Een groslijst is vaak laagdrempelig voor het lokale mkb en gespecialiseerde bedrijven, raamovereenkomsten gaan veelal naar de grotere bedrijven die weer specialisten en andere bedrijven inhuren voor de nadere opdrachten.
