Als aanbesteder is het belangrijk om een goede inschrijvingsleidraad te schrijven. Dit voorkomt dat inschrijvers criteria verkeerd interpreteren of dat je als aanbesteder totaal iets anders aangeboden krijgt, dan waar je naar op zoek bent.
In de praktijk zien we dat aanbestedingsleidraden soms vage, globale criteria en beoordelingsaspecten bevatten om zo bijvoorbeeld beoordelingsruimte te creëren. Maar hoe maken we het voor de inschrijvers nu juist gemakkelijk? Dit begint bij het schrijven van een leidraad die ook daadwerkelijk écht geschreven is voor de inschrijver.
Voordat je start met schrijven is het goed om als eerste stap jezelf te verplaatsen in de inschrijver. Met wie heb je te maken en wat beweegt hem of haar. Als aanbesteder wil je vaak creatief zijn en de markt uitdagen met het liefst iets nieuws. Maar ons advies is om de inschrijvingsleidraad zo kort en simpel mogelijk te houden. Zo voorkom je namelijk dat een aanbestedingsprocedure onnodig complex en onoverzichtelijk wordt. Jij, maar ook de inschrijvers zijn tenslotte het meest gebaat bij een geslaagde aanbesteding.
Bij het schrijven van een korte en simpele inschrijvingsleidraad zijn dit de belangrijkste aandachtspunten:
- Maak de inschrijvingsleidraad zo kort mogelijk, want tijd is schaars
- Schrijf de leidraad zo eenvoudig mogelijk, want niet iedereen heeft rechten gestudeerd
- Probeer zo duidelijk mogelijk te zijn, want Japanse puzzels zijn voor op vakantie
- Maak de inschrijvingsleidraad zo standaard mogelijk, want unieke uitvragen kosten veel tijd en zijn ook foutgevoeliger.
Wil je inschrijvers écht een plezier doen? Wij delen graag deze 2 tips:
1. Organiseer een online toelichting op de leidraad Het organiseren van een online toelichting hoeft niet veel tijd te kosten en levert de nodige voordelen op:
- Een goede informatie-uitwisseling tussen aanbesteder en inschrijver, zodat de inschrijver een veel betere aanbieding kan maken
- Tijdens de toelichting is er gelegenheid om dieper op een onderwerp in te gaan
- Inschrijvers kunnen beter gefocust en met meer motivatie aan de slag gaan
- De aanbestedingsprocedure verloopt soepeler en als aanbesteder krijg je waar je naar opzoek bent De opname van de online toelichting kun je later bij de stukken invoegen.
2. Maak een checklist Door de toevoeging van een checklist maak je het simpeler voor de inschrijvers. Dit wordt ook al door sommige aanbesteders gedaan. Met een checklist voorkom je dat inschrijvers frustrerende fouten maken en bespaar je hun tijd. Tijdens het maken van een checklist word je als aanbesteder ook bewust van wat je allemaal vraagt.
Succes met schrijven! Wil je meer weten over het schrijven van een effectieve aanbestedingsleidraad? Bekijk dan zeker deze training eens!
