Een goede samenwerking valt of staat met goede afspraken. Dat merkt trainer Maaike Korenstra bij de bouwteams die zij begeleidt en in de trainingen die ze geeft over samenwerken in bouwteams. “Heel herkenbaar en bruikbaar voor een bouwteamsamenwerking zijn de vier onderdelen van spreken: afspreken, bespreken, aanspreken en uitspreken”, vertelt ze. Hoe je dat doet, lees je in deze blog.
Maaike ziet vaak bouwteams die vanuit enthousiasme de inhoud induiken en het vertrouwen hebben dat ze elkaar wel zullen begrijpen. “We spreken immers in de sector dezelfde taal. Daar ontstaan vaak later de misverstanden.”
Afspreken
Aan het begin van de bouwteamsamenwerking maak je afspraken over hoe je gaat samenwerken. Dat gaat over het gezamenlijk doel, rollen en verantwoordelijkheden, planning, financiën, risico’s, maar vooral over verwachtingen over en weer. “Er is niets belangrijker dan afspraken maken”, zegt Maaike. “Zonder afspraken gaat iedereen vanuit zijn eigen goede bedoeling z’n eigen ding doen en voordat je het weet werk je langs elkaar heen.” Het gevolg? Frustratie, omdat er niet voldaan wordt aan de onuitgesproken verwachtingen van de ander. “Een bouwteam is juist gericht op samenwerking, dus als iedereen gewoon z’n gang gaat, schiet je het hele doel van een bouwteam voorbij.”
Als er iets misgaat tijdens een project komt dat vaak door een slechte voorbereiding of een slechte samenwerking. Met een sterke Project Start-Up (PSU) voorkom je problemen in het project en creëer een een goede set aan afspraken om later op terug te vallen.
Bespreken en bespreekbaar houden
Oké, de afspraken zijn gemaakt. En nu? Maaike: “Het is super belangrijk om de afspraken met elkaar te blijven bespreken. Wat gaat er goed? Wat kan beter? Waarop kunnen we meer focus leggen? Bouw af en toe een reflectiemoment in om de afspraken die je hebt gemaakt te evalueren.” Het kan in een bouwteamsamenwerking ook zo zijn dat je na een paar maanden samenwerken andere afspraken moet maken. Daar kom je alleen maar achter door de afspraken te blijven bespreken.
Zo’n evaluatiemoment noemen we ook wel een Project Follow-Up (PFU). In de PFU loop je de afspraken uit de PSU na en bekijk je wat er beter kan. De wisselwerking tussen een PSU en een PFU maken een project tot een succes.
Uitspreken
De organisatie van zowel de PSU als de PFU ziet Maaike tegenwoordig altijd terugkomen in een samenwerkingsplan. In de bouwteams die Maaike begeleidt ziet ze helaas nog wel vaak dat jezelf uitspreken minder vanzelfsprekend is. Merk je dat iemand zijn werk om een manier aanpak die jouw irriteert? En vooral heb je er zelf last van? Spreek je dan tijdig uit. Maaike: “. Je vindt het bijvoorbeeld vervelend dat mensen zich niet aan de planning houden. Of dat de teamleden elkaar niet op de hoogte houden van belangrijke zaken. Of je vindt bepaald gedrag van een collega in een vergadering vervelend.” Als iets dat jij vervelend vindt over het hele team gaat, kun je dat bespreken tijdens een evaluatiemoment. Maar als je het gedrag van één persoon vervelend vindt, dan raadt Maaike aan om die persoon daar één op één voor te benaderen.
Uitspreken doe je vanuit je eigen gevoel, want, zo zegt Maaike: je eigen gevoel en emotie daarbij is jouw waarheid. Blijf er niet mee lopen want dat blijft de situatie zoals die is en wordt jouw irritatie steeds groter. Vanuit het uitspreken van jouw gedachten kunnen ook weer nieuwe afspraken ontstaan. Uitspreken hoeft niet alleen negatief te zijn, zeker zo belangrijk is ook om waardering naar elkaar uit te spreken. Gaat het na het uitspreken van je irritaties nog niet goed? Dan kom je bij de laatste stap: aanspreken.
Aanspreken
Stel, een collega is verantwoordelijk voor een bepaalde taak, maar je ziet geen resultaat in diens gedrag of werk. Maaike: “Bij het aanspreken van iemand begin je ook altijd vanuit je eigen emotie. Je begint bijvoorbeeld een gesprek met de woorden ‘je komt op mij over’ of ‘het doet iets met mij dat’. Als je in een bouwteam duidelijke afspraken hebt gemaakt over welk gedrag aanspreekbaar is, dan is het ook makkelijker om een collega hierop aan te spreken.” Een andere tip die Maaike geeft is om een feitelijke situatie te benoemen waarin je iets ziet gebeuren.
Maaike begeleidde een keer een bouwteam waar de frustratie al hoog was opgelopen, omdat de opdrachtgever elke keer stukken net niet op tijd aangeleverd kreeg, het werd uiteindelijk een ding.Maaike: “Als ze gewoon contact met elkaar hadden gehad hierover , was het waarschijnlijk opgelost, dan was er meer respect voor elkaar. Maar omdat er ook geen duidelijke afspraken waren, werd het aanspreken van elkaar hierop als lastig ervaren.
Samenwerken in bouwteams
Samenwerken zonder dikke UAV-GC-contracten of RAW-bestekken op basis van vertrouwen voelt in het begin voor veel mensen ongemakkelijk. Bouwteam samenwerkingen kenmerken zich doordat er vaak in korte tijd door een team van opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk een ontwerptraject doorlopen moet worden. Daarbij wordt er van de projectteamleden een andere invulling van hun rol verwacht. Organisatie- en samenwerkingsvaardigheden zijn daarbij cruciaal voor projectsucces!
