De Gemeente Zaanstad startte een aantal jaren geleden een project om de samenwerking met marktpartijen te verbeteren en moderniseren. Tauw en Bouwmeesters sloten hier bij aan. Vanuit Bouwmeesters Training en Advies begeleidt Arthur Weesie de gemeente Zaanstad en de marktpartijen om samen met elkaar het goede gesprek te voeren. Afgelopen maand is de evaluatie van het pilotproject geweest en hebben de beide organisaties met Better Performance elkaar met een 10 beoordeeld. Graag delen wij de succesfactoren en aanbevelingen met jullie!
Allereerst een aantal succesfactoren voor dit project:
- Een bewuste keuze voor een bouwteamsamenwerking ten opzichte van RAW-laagste prijs. Deze vorm van samenwerken heeft geholpen bij het vergroten van het onderlinge vertrouwen en het verbeteren van de samenwerking.
- Een budget dat ruim genoeg is om kwaliteit te kunnen leveren: buurtmaatje, omgevingsapp, omgevingsmanager, goede onderaannemer, etc.
- Marge voor aannemer iets hoger dan gemiddeld, maar binnen het budget van Zaanstad. Dat maakte dat er minder gedoe is over het geld, betere kwaliteit geleverd kan worden en van tevoren beiden een goed gevoel over geld is.
- De start was moeizaam, maar dat is eerst allemaal opgelost (voordat de uitvoering startte). Het aan de voorkant scherp krijgen van verwachtingen en het maken van concrete afspraken helpt bij het voorkomen van problemen tijdens de uitvoering. Dus eerst op 1 lijn komen voordat je begint. Een goed begin is het halve werk.
- Goede risico-inventarisatie gedaan. Houdt het praktisch en eenvoudig.
- Deskundigheid aannemer en opdrachtgever leidt tot minder gedoe en betere kwaliteit.
- Goede bezetting projectteam (qua capaciteit): uitvoerder full time aanwezig op projectlocatie (kan snel schakelen bij problemen en vragen uit omgeving).
- Deskundige en professionele omgevingsmanager ingezet (goede brieven, omgevingsapp)
- Korte lijnen en duidelijkheid wie waarover gaat; iedereen wist elkaar goed te vinden
- Het inzetten van de Better Performance systematiek heeft bij gedragen aan het scherper krijgen van wederzijdse verwachtingen, het bevorderen van het onderlinge vertrouwen en aan het verbeteren van houding en gedrag.
Welke aanbevelingen willen we graag meegeven vanuit dit project?
- Betrek de aannemer tijdig in de voorbereiding van projecten. Bijvoorbeeld in de fase van VO naar DO.
- Zorg voor een wij-gevoel i.p.v. een wij-zij houding (bouwteam mindset). Maak dit ook bespreekbaar op het moment dat je deze wij-zij houding signaleert.
- Besteed zo aan dat de aannemer voldoende budget heeft om kwaliteit te kunnen leveren en ook een gezonde boterham te verdienen.
- Plan altijd een Project Start Up (PSU) voordat een project in uitvoering gaat. En zorg dat dit gaat over inhoud, proces én relatie!
- Zorg bij ieder project voor een goede kansen- en risicoanalyse en houd die eenvoudig
- Zorg ervoor dat er voldoende capaciteit en deskundigheid in het projectteam aanwezig is (aan beide kanten)
- Blijf voortdurend aandacht hebben voor het onderwerp Samenwerken & Vertrouwen (niet verslappen); zorg voldoende draagvlak in de organisatie
- Vier successen!
- Ontwikkel de samenwerkingsvaardigheden van medewerkers (houding, gedrag, communicatie, etc.).
- Geef medewerkers voldoende tijd/middelen voor het creëren van een goede samenwerking in projecten (PSU, Better Performance, etc.)
- Zet een samenwerkingscoach in als je verwacht dat die nodig is (kan ook een interne medewerker zijn)
- Geef aannemers voldoende tijd voor de voorbereiding
- Vermijd zoveel mogelijk RAW – laagste prijs – aanbestedingen (prijsduiken)
- Begin pas aan een project als alle neuzen in dezelfde richting staan, verwachtingen helder zijn en er concrete afspraken zijn gemaakt.
Wil je meer weten over het project van de gemeente Zaanstad, Tauw en Bouwmeesters? Lees dan hier een eerder artikel over Zaanstad.
Extra advies of begeleiding bij jullie project? Een nieuw project. Of misschien juist een bestaand project waar het even niet zo soepel loopt. Ben je op zoek op welke manier je een project succesvol kunt starten of verder brengen? Dan kan het interessant zijn om een van onze experts mee te laten kijken. Binnen Bouwmeesters kunnen we je ondersteunen bij een Project Start Up of begeleiden bij Better Performance gesprekken Better Performance on the job.
