Er zijn 3 voordelen van het gebruik van groslijsten ten opzichte van raamovereenkomsten.
Drie voordelen
Het eerste en belangrijkste voordeel is de flexibiliteit: een groslijst is vaak flexibeler dan een raamovereenkomst. De inhoud van de raamovereenkomst kun je gedurende de looptijd (vaak 4 jaar) niet wijzigen. Een groslijst-systematiek kun je op bijna ieder moment aanpassen. Zo voeg je bijvoorbeeld bij advies- en ingenieursdiensten een relatief nieuw onderwerp eenvoudig toe, zoals het uitvoeren van stikstofberekeningen.
Het tweede voordeel van een groslijst is dat partijen toegevoegd kunnen worden aan de groslijst én er ook weer van af kunnen. Bij een raamovereenkomst kan dat niet. Tijdens de looptijd van de raamovereenkomst verandert vaak zowel de markt als de hoeveelheid opdrachten. Dat zorgt voor teleurstellingen bij de opdrachtnemers. Zo horen wij regelmatig van advies- en ingenieursbureaus dat de omzet binnen een raamcontract tegenvalt.
Een derde voordeel van een groslijst is dat je de ervaringen en gemeten prestaties die je daarbinnen opbouwt niet na 4 jaar weg hoeft te gooien. Een groslijst-systematiek loopt door met behoud van de eerder behaalde prestaties van bedrijven. Zo ontstaat er vanzelf een overzichtelijke lijst met goed presterende bedrijven die vaker geselecteerd worden, doordat deze bedrijven de overheid goed kennen. En omdat ze vaker opdrachten doen, halen ze hogere scores. Tegelijk worden nieuwkomers niet belemmerd om toe te treden.
Betekent dat dan het einde van de raamovereenkomst?
Nee hoor. Voor standaard werkzaamheden zijn raamovereenkomsten ideaal. Wanneer prijzen al vast liggen hebben raamovereenkomsten het grote voordeel dat er geen minicompetitie meer nodig is. De werkzaamheden kunnen gemakkelijk opgedragen worden in andere opdrachten.
Raamovereenkomsten met meerdere partijen die 100% aanbesteed zijn op kwaliteit (waar de prijs geen rol speelde in de gunning), vinden wij onrechtmatig. Deze constructie zien wij aanbesteders nog steeds toepassen bij advies- en ingenieursdiensten. Dit is niet toegestaan, omdat een van de kernelementen van aanbesteden is dat er mededinging plaatsvindt op in ieder geval de prijs.
Bekende voorbeelden zijn raamovereenkomsten voor onderhoud aan elementenverharding en raamovereenkomsten voor het verhelpen van storingen en het uitvoeren van onderhoud van openbare verlichting (OV) en verkeersregelinstallaties (VRI’s). Het mooie van een raamovereenkomst is dat je al een lijst met prijzen hebt voor bepaald type werkzaamheden. Dat is heel efficiënt.
Het nadeel van een raamovereenkomst is dat je voor een langere tijd vastzit aan dat bedrijf. Wanneer het bedrijf onverhoopt slecht blijkt te presteren is dat voor overheden heel lastig. Voor vervolgopdrachten die binnen de reikwijdte van de raamovereenkomst vallen moet je met dat bedrijf zaken doen. Dit probleem los je deels op door een raamovereenkomst af te sluiten met meerdere partijen. De hoeveelheid te verstrekken opdrachten moet dan wel groot genoeg zijn, omdat anders het voordeel van een raamovereenkomst weer afneemt en het minder interessant wordt voor de raamcontractant.
Zijn raamovereenkomsten en groslijsten de enige manieren om bedrijven te selecteren voor onderhandse opdrachten?
Groslijsten en raamovereenkomsten gebruik je alleen wanneer er herhaling zit in het type opdrachten. Bij eenmalige opdrachten of laagfrequente opdrachten, bijvoorbeeld 2 opdrachten per jaar, steek je geen energie in een groslijst.
Het werken met groslijsten gaat over efficiëntie. Want wat is efficiënter? 2 Keer een marktverkenning doen met een onderbouwing van de selectie? Of het optuigen en onderhouden van een groslijst-systematiek?
De Gids Proportionaliteit vraagt aan de aanbesteder om de selectie voor onderhandse opdrachten te motiveren. Dat kan ook op basis van een marktverkenning. In de praktijk zie je overigens vaak dat dit laatste niet gebeurt, of pas wanneer men erom vraagt. Daarnaast moet de keuze voor de aanbestedingsprocedure en de keuze om groslijsten te hanteren, proportioneel zijn. De inspanningen moeten in verhouding staan tot het voordeel.
Interesse in de training Groslijsten en prestatiemeten? Klik hier.
