Vaak krijgen de trainers van de cursisten meerdere goede vragen. De volgende vraag van een cursist willen we graag met jullie delen. De cursist geeft aan dat zij voor haar gevoel niet het maximale haalt uit de interne review van de plannen die zij schrijft. Zij vraagt zich af welke vragen zij de reviewers moet meegeven om constructieve feedback op haar plan te krijgen.

Waarschijnlijk herkennen de meeste planschrijvers dit wel: je bent uren aan het zwoegen geweest op een plan en vraagt een reviewer om zijn feedback. Je krijgt het gereviewde plan terug en ziet tot je grote ergernis door bepaalde stukken een streep staan of de kantlijn staat vol met opmerkingen als ‘dit begrijp ik niet’, ‘huh?’, ‘anders’ of ‘klopt niet’. Hoe kun je dit voorkomen?

Belangrijk hiervoor zijn: Het maken van heldere afspraken, bijvoorbeeld:

Wie bepaalt of de opmerkingen doorgevoerd worden: de planschrijver of de reviewer?
Wanneer moet de planschrijver de review uitzetten en wanneer moet de reviewer de review gereed hebben?

Het meegeven van gerichte vragen aan de reviewer Je stuurt dus niet alleen het plan op met de vraag: ‘Kun je dit even reviewen’, maar geeft ook aan waar de reviewer op moet letten. Waar de reviewer op moet letten hangt af van zijn rol/ functie binnen het bedrijf en de fase waarin de tender zich bevindt. Voorbeelden van vragen die je een reviewer mee kunt geven zijn:

  • Welke verbeterpunten zie je voor de structuur van het plan?
  • Is het plan onderscheidend? Waarom wel/ niet?
  • Welke punten uit de inschrijvingsleidraad zijn nog onvoldoende uitgewerkt?
  • Hoe zou je het plan (volgens de beoordelingsmethodiek van de opdrachtgever) beoordelen?
  • Welke verbeterpunten zie je voor de schrijfstijl?
  • Onderstreep de zinsdelen die niet SMART/ niet actief/ te formeel zijn.

Het meegeven van kaders Je hebt als reviewer niet alleen een plan, maar ook bepaalde kaders nodig. De planschrijver moet daarom minimaal het volgende meesturen of aangeven:

  • De inschrijvingsleidraad (verder geen andere contractstukken!).
  • De tijd die de reviewer vermoedelijk nodig heeft voor het reviewen van het plan.
  • De tijd die jij nog hebt voor het verwerken van de review.

Maak voorafgaand aan de review duidelijke afspraken en geef de reviewer gerichte vragen en kaders mee. Je zult merken dat een review hierdoor veel waardevoller en constructiever is. Meer weten? In de 2-daagse cursus EMVI-schrijven: De basics leren we jou hoe je de concurrent ver achter je laat!